Les réunions au travail sont un élément incontournable de la vie des collaborateurs. Alors quand il est question d’aborder le sujet « Comment rendre une réunion interactive et dynamique », vous répondez présents !
De nos jours, la digitalisation est le maître-mot des dirigeants : patrons, conférenciers, responsables gouvernementaux et bien d’autres acteurs économiques… Certains vont même jusqu’à dire qu’il s’agit de la « 4e révolution industrielle ».
Si la digitalisation est importante, pourquoi ne permettrait-elle pas de rendre les réunions plus productives ? C’est en effet déjà le cas ! Le digital est devenu un outil indispensable dans l’organisation des réunions, des séminaires, des meetings et autres événements professionnels.
L’utilisation d’outils digitaux offre de multiples avantages. On pense notamment aux nouvelles technologies comme les écrans numériques interactifs ou les paperboards numériques.
Les managers ont bien saisi l’importance de ces outils pour améliorer la participation de leurs employés lors des réunions ou conférences, tout en affichant une image moderne. Ces outils modernes permettent de créer des présentations percutantes, tout en étant facilement accessibles à tous. De quoi renforcer l’efficacité des réunions, qui peuvent parfois être lourdes pour les salariés. D’autant plus si ces dernières durent toute la matinée, voire la journée.
Dans cet article, nous vous présenterons les différents outils digitaux jugés comme des catalyseurs du travail collaboratif. Vous vous familiariserez avec leur rôle dans la transformation des réunions en expériences interactives.
De plus, vous connaîtrez jusqu’au bout des doigts leurs avantages pour l’entreprise et les salariés.
Les réunions traditionnelles battent-elles de l'aile ?
Si vous travaillez en bureau, vous savez à quel point les réunions incessantes peuvent vraiment réduire la productivité. Vous pourriez vous demander ce que quelques petites réunions de 30 minutes peuvent faire de mal. Ou peut-être pensez-vous qu'il vaut mieux perdre un peu de temps plutôt que de ne pas communiquer du tout.
En réalité, ces courtes réunions ont un réel impact. Une enquête réalisée en 2017 par la Harvard Business Review auprès de plus de 180 cadres supérieurs a révélé que :
- 65 % des répondants estiment que ces réunions les empêchent d’accomplir leurs tâches ;
- 71 % des cadres considèrent ces séances comme stériles et inefficaces ;
- 64 % des responsables pensent que ces réunions les empêchent d’avoir des réflexions approfondies.
Outre cela, en 2018, un cadre moyen passait environ 27 jours par an en réunion.
Il vous est déjà arrivé de passer plus de temps en réunion dans une journée qu’à votre poste de travail ? Vous êtes certainement en train de penser aux fameuses :
- Réunions d’entreprise tous les lundis matin pour planifier les objectifs de la semaine,
- Puis celles du vendredi soir pour faire la rétrospective de la semaine et planifier la suivante,
- Sans oublier, les réunions occasionnelles pour discuter des dossiers importants.
Bien que les réunions permettent de profiter de la synergie de groupe, elles semblent être considérées comme un facteur de perte de productivité et de temps.
Alors, comment faire pour y remédier ?
La première étape consiste à identifier la cause des réunions inefficaces et chronophages.
Les limites des réunions traditionnelles
Les réunions traditionnelles sont beaucoup moins en vogue pour de multiples raisons. Elles présentent des limites dont :
- La perte de temps : Vous l’aurez compris, les réunions interminables empiètent sur le temps de travail. Au cours de certaines réunions, l’animateur finit même par s’éloigner du sujet principal. Cela a tendance d’ailleurs à conforter ce sentiment de perte de temps chez les salariés.
- Le manque d’efficacité : Parfois, les réunions manquent de structures, d’organisation, de préparation, etc. Les participants ne sont pas toujours prêts. Un autre facteur qui entraîne :
- Des discussions désorganisées,
- Des décisions peu efficaces.
- La fréquence des réunions : Le fait d’avoir trop de réunions surcharge indéniablement le planning et rend les participants moins disponibles. Une autre raison qui provoque :
- Une fragmentation du travail,
- Une baisse de productivité collective.
- Le manque de flexibilité : Avant la crise sanitaire, toutes les réunions se déroulaient généralement en présentiel. Vous avez peut-être rencontré des problèmes logistiques à ce sujet ? En effet, il peut arriver que certains participants soient en déplacement professionnel, en dehors de la zone géographique, etc.
- Un suivi insuffisant : L’absence de suivi lors des réunions traditionnelles est une limite non-négligeable. Il n’y a donc aucune trace des actions ou des décisions évoquées. Cela crée de la confusion quant aux responsabilités et à l’avancement des projets discutés en réunion.
Les réunions traditionnelles pourraient-elles disparaître ?
Les réunions, vous savez qu’elles peuvent manquer d’action. Néanmoins, elles sont indispensables pour faire évoluer une entreprise.
Fort heureusement, vous avez la possibilité de les optimiser avec des outils digitaux pour obtenir de meilleurs résultats. Ces outils permettent à tout le monde de s’exprimer et de garder en mémoire les idées et suggestions qui auraient pu passer à la trappe. Finis les oublis !
Et avec les visioconférences, vous gagnez un temps précieux en évitant de réunir tout le monde au même endroit. Pas mal, non ?
Et pour les collègues plus introvertis, il y a des fonctionnalités adaptées. En effet, la participation peut se faire anonymement. Vous pourrez dire adieu aux longs silences gênants en réunion.
Comment rendre une réunion interactive ?
Nous avons déjà tous assisté à des réunions peu fructueuses au boulot ! Vous savez, ce sont ces réunions où :
- L’interactivité est quasi inexistante,
- Les participants semblent plus intéressés par leur téléphone que par les sujets abordés,
- Les objectifs ne sont pas très clairs pour tous les participants,
- Tout le monde quitte la réunion sans retenir les points importants, etc.
Heureusement, il existe des moyens simples et efficaces pour rendre les réunions plus dynamiques et engageantes. Nous allons justement vous présenter les différentes méthodes qui s'offrent à vous. Bien évidemment, elles diffèrent des méthodes traditionnelles.
Qu’est-ce qu’une réunion interactive ?
Appelées aussi, réunions hybrides, la réunion interactive est un système de travail qui offre :
- Une accessibilité,
- Une participation accrue des participants,
- Un environnement de travail flexible.
Avec les bons outils et une bonne organisation, il est possible de rendre les réunions hybrides (ou interactives) plus dynamiques. En effet, une réunion hybride rassemble à la fois des participants en présentiel et d’autres participants à distance, grâce à une plateforme de visioconférence.
Lorsqu’on parle de coopération, de collaboration ou de rétroaction en réunion, l’interactivité repose sur des échanges constructifs qui visent à :
- Produire du contenu,
- Atteindre des objectifs,
- Ou simplement faire évoluer les comportements.
En réalité, l’interactivité en réunion prend souvent une dimension pédagogique, où l’apprentissage est au cœur des échanges.
Quels sont les différents types de réunions interactives ?
Drôle de question, vous dites-vous ? Eh bien, vous avez raison.
De nos jours, toutes les réunions peuvent être interactives, quels que soient leur format et leurs objectifs.
Toutefois, trois éléments sont essentiels pour concevoir une réunion aussi engageante qu’efficace. Parmi ces éléments, on retrouve entre autres :
- La volonté de l’organisateur : Ce dernier doit en premier lieu, vouloir préparer et conduire la réunion de manière interactive,
- L’accord mutuel : Les participants doivent eux-mêmes jouer le jeu et être actifs lors de la réunion,
- L’utilisation d’outils digitaux : Que serait une réunion dynamique sans outils modernes ? Ces derniers sont indispensables pour travailler et pour accroître le taux de participation.
Avec ces 3 éléments, rendre une réunion interactive est accessible à tous !
Revenons aux types réunions. Il n’y a pas moins de six types répertoriés. D’ailleurs, vous les connaissez certainement :
- La discussion ou la réunion collaborative : Au cours de ces réunions, les participants partagent et échangent des connaissances.
- La classique réunion d’information ou d’enseignement : L’objectif de ces réunions est de présenter de manière dynamique des enjeux, des politiques, etc.
- Le colloque de formation : Ce type de réunion vise à :
- Transmettre son savoir,
- Acquérir des connaissances, notamment dans le cadre de la formation professionnelle.
- La réunion de résolution : Son but est de :
- Trouver des solutions,
- Déterminer un plan d’action,
- Valider des choix et des résultats, comme lors d’une Assemblée Générale.
- La réunion de rétroaction : Lors de ces réunions, les participants ont pour habitude de partager des feedbacks ou encore des retours sur un sujet précis ou une expérience commune.
- Le rassemblement créatif ou le brainstorming : Durant ces réunions émergent des idées, des possibilités, comme lors d’un séminaire.
Quels sont les avantages de ces réunions ?
Rendre une réunion interactive présente des avantages. En voici quelques-uns :
- Un gain de coût et de temps : Une telle réunion permet de réduire les coûts liés aux déplacements et aux frais de voyage des participants. Selon Forbes, cela augmente la satisfaction au travail de 88% des employés, car ils peuvent :
- Économiser du temps de déplacement,
- Avoir plus de contrôle sur leur emploi du temps quotidien.
Ainsi, la réunion hybride favorise la pérennité de l’entreprise tout en répondant aux besoins des employés.
- L’accessibilité et la flexibilité : Les participants peuvent se connecter à la réunion depuis n’importe quel endroit et à tout moment, ce qui améliore leur productivité et leur efficacité.
- Une meilleure optimisation de la collaboration : Participer à une réunion hybride permet d’améliorer la collaboration et la communication. Même si les participants ne sont pas physiquement au même endroit :
- La communication reste fluide,
- Les documents peuvent être partagés et annotés en temps réel,
- De plus, il est possible d’enregistrer la session pour les personnes qui ne peuvent pas assister à la réunion.
L'émergence des outils digitaux
La nouvelle technologie est essentielle pour organiser des réunions modernes. C'est d'ailleurs cela qui détermine la qualité des réunions.
L’intégration d’outils digitaux et de logiciels adaptés dans l’espace de travail offre de nombreux avantages :
- La mobilité des salariés leur permet d’accéder aux données et aux logiciels dont ils ont besoin, à tout moment et n’importe où. Ces outils répondent parfaitement aux besoins nomades des salariés.
- Grâce à la digitalisation, l’accès aux données professionnelles est facilité et sécurisé, favorisant ainsi la collaboration à travers les échanges et la coopération.
- Enfin, l’intégration de dispositifs interactifs permet à l’entreprise de développer un service informatique et technique hautement efficace.
Il y a deux aspects à considérer dans le domaine des outils digitaux en réunion qui sont :
- La technologie dans la salle de réunion,
- La technologie chez les participants à domicile.
Pour commencer, une connexion stable est essentielle dans les deux cas (que ce soit pour les participants en salle ou à distance).
Maintenant, quels sont tous les autres outils indispensables à ces réunions ? Quelles sont leurs différentes fonctionnalités ainsi que leurs avantages pour l’entreprise et les salariés ?
C’est précisément ce que nous allons voir dans les points qui suivent !
Les écrans numériques interactifs
De nos jours, il est fréquent de trouver des écrans tactiles géants dans les salles de réunion. C’est une véritable révolution dans les méthodes de travail collaboratif. On parle en effet de digitalisation des salles de réunion !
Pour les présentations en réunion, un écran interactif se présente comme le choix idéal. L’avantage de cet écran réside d’abord dans sa taille et sa capacité multi-touch, ce qui le rend très pratique.
De plus, ses fonctionnalités interactives permettent de :
- Créer des présentations plus attrayantes,
- Améliorer la collaboration.
Par ailleurs, certains modèles d’écrans interactifs sont autonomes, avec un système Android intégré, et peuvent également être équipés d’un mini-ordinateur OPS pour profiter de l’environnement Windows.
Laissez-vous surprendre par la gamme MIRA d'ENI
Ce sont des écrans interactifs tout-en-un dotés de caméra et de microphone intégrés. Avec ces modèles, vous bénéficierez d’une solution complète et haut de gamme pour vos réunions. En effet, ils sont véritablement exceptionnels, car ils offrent :
- Une combinaison parfaite de fonctionnalités avancées,
- Une interface utilisateur conviviale, le tout en français.
L'un des points forts de ces écrans est l'intégration directe de la caméra et des micros, éliminant ainsi le besoin d'acheter des accessoires supplémentaires et résolvant les problèmes de compatibilité. Les visioconférences et les réunions se feront désormais, en toute simplicité.
Imaginez l’impact que ces écrans peuvent avoir sur vos réunions :
- Simplifie votre travail quotidien grâce à son efficacité,
- Plus du tout de perte de temps avec des soucis techniques inutiles, etc.
Rendre une réunion interactive, oui, mais à quel prix ?
La gamme MIRA propose trois modèles d’ENI, chacun offrant une taille différente : 65, 75 et 86 pouces. Chaque taille présente des spécificités uniques. De plus, nous proposons des options de paiement échelonné pour faciliter votre achat.
- L’écran de 65 pouces est disponible à partir de 2599€ HT ou avec un paiement mensuel de 85€ HT sur 36 mois.
- Si vous recherchez une taille plus grande, l’écran de 75 pouces est proposé à partir de 3599€ HT ou avec un paiement mensuel de 115€ HT sur 36 mois.
- Enfin, pour une expérience encore plus immersive, l’écran de 86 pouces est disponible à partir de 4599€ HT ou avec un paiement mensuel de 145€ HT sur 36 mois.
Découvrez les avantages de l’ENI en vidéo
Optez pour la simplicité et la puissance avec la gamme RS+
Et si vous saisissiez l’opportunité d’offrir une expérience captivante en classe à vos élèves ? Avec la gamme RS+ d’ENI, vous profiterez :
- D’écrans de qualité supérieure,
- D’une technologie avancée.
Quelle est la particularité de cette gamme ? Les écrans sont équipés de la technologie LED 4K ultra-performante et d'une interface Android, ce qui facilite grandement l'apprentissage. N'est-ce pas ?
D’ailleurs, vous serez sans nul doute, conquis par :
- La qualité optimale des images,
- Les couleurs vives qui donnent vie à l’écran,
- L’expérience unique d’écriture fluide avec une précision remarquable, que ce soit avec un stylo, un doigt, voire même la paume de la main.
La flexibilité de cette solution est également remarquable. Vous pouvez l’installer dans n’importe quel espace de travail.
Petit bonus : Nous proposons une garantie de 5 ans pour les établissements scolaires, les centres de formation, etc.
En ce qui concerne les prix de nos tableaux numériques interactifs, la gamme RS+ propose également trois modèles ENI avec différentes tailles : 65, 75 et 86 pouces :
- L’écran de 65 pouces est à 1699€ HT ou avec un paiement mensuel de 55€ HT sur 36 mois.
- Pour le modèle de 75 pouces, le prix est de 2699€ HT ou 89€ HT/mois sur 36 mois.
- Enfin, l’écran de 86 pouces est proposé à 3699€ HT ou 119€ HT/mois sur 36 mois.
Misez sur la flexibilité avec un écran interactif connecté sur pied motorisé
Nos écrans numériques, connectés sur pied motorisé, combinent performances exceptionnelles, élégance et simplicité d’utilisation. Ils sont l’outil de collaboration idéal, que ce soit pour les salles de réunion, les visioconférences ou les salles de classe.
Aussi bien les enseignants que les élèves pourront :
- Écrire,
- Dessiner,
- Annoter des documents en utilisant simplement leurs doigts ou un stylet.
Nos écrans offrent cette possibilité grâce à une interface intuitive. En plus, avec leurs roulettes, ils peuvent être facilement déplacés pour s'adapter à différentes configurations de salle. De plus, si vous avez besoin d'ajuster la hauteur de l'écran, aucun souci ! Ils sont également réglables en hauteur.
Les prix de cette gamme sont sur demande. Pensez à nous transmettre votre besoin pour obtenir un devis au plus vite.
Découvrez nos Écrans Numériques Interactifs dédiés aux Entreprises
Les paperboards interactifs
Pour rendre une réunion plus productive et interactive, il suffit parfois d’opter pour quelques mesures simples. L’une de ces mesures consiste à s’équiper du bon matériel. Et c’est là que l’écran intelligent du paperboard numérique entre en jeu, en apportant :
- Une touche de modernité,
- Une approche collaborative,
- Des réunions plus efficaces.
Avec son écran interactif, le paperboard numérique vous offre la possibilité de :
- Optimiser vos réunions,
- Ajouter des notes,
- Partager vos idées et vos projets en quelques gestes simples,
- Présenter vos cours, exposés, etc.
C’est une solution idéale pour stimuler la créativité et favoriser la collaboration lors de vos réunions.
Ne laissez plus vos réunions être monotones et peu interactives avec nos modèles :
- Le Samsung Flip 2 Paperboard : Cet écran interactif intuitif est conçu pour les entreprises. Il est incroyablement facile à utiliser et son design ergonomique aide à stimuler la créativité et le partage d’informations au sein des équipes. (À partir de 1990€).
- Google Jamboard : Avec son écran 4K, il offre des avantages comme :
- La création de notes interactives,
- L’importation de contenus depuis Internet,
- Le dessin avec un stylet ou même avec votre doigt. (À partir de 4990€).
- Smart Meetings : Ce tableau blanc effaçable à sec moderne peut être connecté à des ordinateurs, tablettes et smartphones. Idéal même en cas de télétravail, vous utiliserez certainement la fonction de partage du contenu affiché en instantané. (À partir de 490€).
Rendre une réunion interactive avec la technologie pour les collaborateurs à distance
Une majeure partie de vos collaborateurs travaille à distance ? Rassurez-vous, ces derniers peuvent désormais assister aux réunions depuis leur domicile.
Le télétravail ne constitue pas une barrière… En effet, pour qu’ils puissent assister à une réunion à distance, il faut que les collaborateurs concernés disposent du matériel adéquat. De même, l’animateur de la réunion doit pouvoir intervenir dans une salle parfaitement équipée (outils digitaux, bonne luminosité, insonorisation, etc.). C’est indispensable pour couvrir l’ensemble de l’espace.
Outre cela, les participants à distance ont besoin des bons matériels pour :
- Voir en bonne qualité la réunion,
- Entendre correctement l’ensemence des collaborateurs qui interviennent,
- Et bien évidemment, pour aussi transmettre leurs flux.
Sur cette base, quels sont les matériels dont ils ont besoin ?
Voici une liste complète pour que la réunion se déroule correctement :
- Un PC : C’est l’élément clé, car il leur permettra de :
- Lancer le logiciel de visioconférence,
- Rejoindre la réunion en ligne
- Une caméra : Elle peut être intégrée à leur appareil ou connectée via un câble USB. Ainsi, les autres participants pourront les voir lors de la réunion.
- Un microphone : Celui-ci peut également être intégré à leur appareil ou être un dispositif autonome connecté via une prise USB. Ce dispositif est important, car, il leur permettra de transmettre leur voix de manière claire et audible.
Comment rendre une réunion interactive ? : Les bonnes pratiques !
Alors, comment rendre une réunion interactive et efficace pour vos salariés ?
Comme nous l’avions vu dans les précédents points, les dirigeants choisissent de créer des interactions pour captiver l’attention de leurs salariés et rendre ces réunions participatives. Comment s’y prennent-ils exactement ? Ils sollicitent les participants à travers des outils digitaux avec des :
- Questions variées,
- Présentations modernes,
- Quiz, etc.
L’idée est que les réunions soient animées de manière moins conventionnelle. En effet, l’objectif est d’éviter l’ennui et de capter leur attention tout au long de la réunion.
Par exemple, avec le paperboard numérique, vous disposez d’un support tactile, intelligent et interactif. Il transforme n’importe quel espace, que ce soit un bureau, une salle du personnel ou un espace de repos, en un lieu collaboratif. Grâce à sa connectivité et à sa facilité de transport, le paperboard numérique est un outil indispensable pour des réunions réussies. Il remplace avantageusement les tableaux blancs et les paperboards papier, favorisant ainsi une collaboration plus étroite.
Ce qui est génial, c’est que le paperboard numérique est à la fois mobile et intelligent, et ne nécessite aucune installation complexe. Il fonctionne avec la plupart des formats, des fichiers et des logiciels que vous utilisez déjà. Une fois votre réunion terminée, le contenu numérique est sauvegardé, protégé et partagé avec tous les participants. Finis les notes perdues à jamais !
Faire le point sur les différents besoins
Pour qu’une réunion soit un succès, vous devrez en amont vous préparer.
Pour commencer, il faut s’interroger sur les différents besoins liés à la réunion en question. C’est une étape importante d’autant plus, si certains participants travaillent à distance.
Alors quelles sont les questions à se poser ? Les voici :
- Combien de participants seront présents le jour j ?
- Quel matériel sera nécessaire ?
- Quelle plateforme d’instauration sera utilisée, quelles options souhaitez-vous avoir, etc.
Outre ces besoins, ceux des participants sont aussi à prendre en compte. Non seulement, ils s’impliqueront davantage dans le processus et vous favoriserez leur participation.
Transformez vos réunions en moments agréables
Une fois que vous avez déterminé vos besoins, il y a quelques petites choses à prévoir pour que vos collaborateurs se sentent à l’aise lors des réunions. C’est justement cela qui rendra vos réunions plus agréables.
Tout d’abord, il est super important de créer une ambiance détendue et conviviale. Quésako ? Par exemple, vous pouvez prévoir des petites pauses toutes les heures. Cela permet aux participants de se changer les idées, de prendre l’air, de se rafraîchir, bref, de souffler un peu… Bien sûr, le nombre de pauses dépendra de la durée de la réunion. Vous pouvez aussi prévoir des pauses après chaque partie importante de la réunion. Ainsi, tout le monde pourra recharger ses batteries et rester attentif pour la suite. C’est idéal pour éviter que la concentration ne se perde en quelques minutes.
Ensuite, il est tout aussi important de prévoir des petites collations pendant les pauses. Bien que cette simple action puisse paraître anodine, elle permet aux participants de se détendre et de reprendre des forces. En plus, c’est un bon moyen pour créer une ambiance chaleureuse et conviviale.
Bien s'équiper et tester les équipements en amont
Pour rendre une réunion interactive, vous l’aurez compris : les outils digitaux sont de mise.
Seulement, connaissez-vous les critères à prendre en compte pour faire le bon choix ?
Par exemple, vous devriez prendre en compte :
- La taille de la salle,
- Le nombre de participants,
- Et ensuite, vos exigences en matière de qualité audiovisuelle.
Afin de vous assurer de choisir le bon matériel, vous pouvez transmettre votre demande à nos équipes Digilor, spécialistes en solutions interactives. Un membre de l'équipe évaluera vos besoins et vous recommandera l'équipement adapté à votre situation.
En ce qui concerne les logiciels, il est important de :
- Vérifier les caractéristiques de chaque programme de visioconférence,
- Se familiariser avec leurs fonctionnalités,
- Il est également préférable de choisir un logiciel unifié pour lancer vos visioconférences.
- Ainsi, vous simplifierez l’ensemble du processus.
Demandez dès maintenant un devis pour obtenir vos outils et donner un nouvel élan à vos réunions !
