Laissons place au digital en mairie !
L’acte du 1er juillet 2022 apporte une révolution pour les mairies : l’affichage des communes de plus de 3 500 habitants doit être obligatoirement dématérialisé ! Terminé, l’affichage des actes papier avec leurs milliers de feuilles. Désormais, les Mairies entrent dans l’ère du digital.
Au-delà de ces prérogatives et de ces obligations légales, de nombreuses Mairies ont fait le choix d’étendre l’utilisation de ces bornes et de leur site internet, en proposant de nombreux autres services, pour répondre aux besoins et aux attentes des citoyens de chaque circonscription.
Cet ensemble de mesures sont une avancée majeure et nécessaire vers le numérique et la digitalisation des Mairies, et ces dernières ont su saisir cet élan pour mettre en place des dispositifs, avec une utilisation plus vaste que les dispositions légales.
Accroître la disponibilité grâce au digital en Mairie
L’un des atouts majeurs de la digitalisation, et notamment de la digitalisation des Mairies, c’est qu’elle permet d’améliorer la disponibilité des services offerts, que cela soit en termes d’horaires ou en termes de public.
Puisque le digital ne requiert pas nécessairement la présence d’un agent pour accéder aux renseignements et aux services, il est possible d’obtenir ces informations 24h/24 et 7j/7.
De la même manière, si un agent n’est pas forcément à l’aise dans de nombreuses langues différentes, un outil digital peut, lui, l’être, et offrir une extension du service de la Mairie en cas de besoin, et ainsi se mettre à la disposition de vraiment tous les publics.
L’autonomie complète en Mairie
La digitalisation de la Mairie est une manière de canaliser le flux de visiteurs, puisqu’ils n’ont désormais plus à attendre qu’un agent de la Mairie soit disponible pour les orienter ou les renseigner. Avec le digital, les visiteurs peuvent se rendre en toute autonomie, sur les dispositifs mis en place, et rechercher d’eux-mêmes les informations dont ils ont besoin. C’est une bonne manière de faire désemplir ces espaces, où le trafic peut souvent être très important.
Les bornes et les totems tactiles permettent de se renseigner sur les démarches administratives sans avoir besoin de la présence d’un agent. En quelques clics, il est possible d’y consulter un ensemble d’informations, comme par exemple la liste des documents à apporter en Mairie pour faire un passeport.
Dans certains cas, les bornes sont munies d’imprimantes, afin d’avoir, en version papier, l’ensemble des consignes pour les démarches voulues, ou pour disposer des comptes rendus des conseils municipaux.
De la même manière, les intéressés peuvent récupérer ces informations sur leur téléphone, grâce à un code à scanner, voire se les faire envoyer par e-mail et les avoir toujours à disposition sur leur smartphone !
Les bornes peuvent être équipées d’applications sur mesure avec une interface simple pour un but précis, comme la consultation des informations légales. Autrement, ces bornes sont reliées au site web de la ville et/ou de la Mairie et permettent ainsi de consulter librement ces sites en version sécurisée, c’est-à-dire que le visiteur ne peut pas en sortir pour aller sur d’autres sites internet. Dans les deux cas, l’utilisation reste extrêmement simple, et à la portée de tous les visiteurs.
Les dispositifs outdoor tactiles : la Mairie disponible à toute heure
Dans certaines communes, le manque d’agents et de conseillers conduit la Mairie à avoir des horaires restreints, qui ne permettent pas à tous les citoyens d’obtenir les informations dont ils ont besoin. D’autres Mairies souffrent d’un flux important de visiteurs, difficile à canaliser. Quel que soit le cas de figure, et même pour les Mairies n’ayant pas ce type de problématiques, il est intéressant de mettre à disposition de ses citoyens des dispositifs qu’ils peuvent utiliser 24h/24.
C’est là qu’entrent en jeu les dispositifs outdoor tactiles, qui permettent à la Mairie d’être virtuellement disponible 24h/24, tous les jours de la semaine.
L’une des difficultés que les Mairies rencontrent, c’est de savoir se rendre disponibles pour l’ensemble de ses citoyens, et cela peut s’avérer une tâche ardue, puisque concilier les horaires de la Mairie et ceux de citoyens ayant des métiers tout à fait différents se révèle quasiment impossible.
La solution ? Se tourner vers des outils digitaux qui, eux, peuvent être utilisés en tout temps, et ainsi entrer en complémentarité avec l’action des agents et conseillers. Placés en dehors de la Mairie, accessibles même lorsque la Mairie est fermée, les dispositifs outdoor tactiles se mettent au service de tous.
Ils disposent de composantes permettant d’être utilisés en tout temps : résistance aux intempéries, luminosité ajustable, leur utilisation est optimale à n’importe quelle heure du jour et de la nuit, et proposent les mêmes options qu’un dispositif indoor.
C’est la solution vers laquelle s’est penchée la ville d’Ennery. Située à l’entrée de la Mairie, le totem tactile, dotée d’un grand écran, se positionne comme une extension de la Mairie. Utilisable et accessible à toute heure et en tout temps, ce totem rend disponible l’affichage légal 24/7j dans l’enceinte de la Mairie.
La digitalisation au service de tous, sans exception
Ce qui rend encore plus attractifs les dispositifs tactiles, c’est qu’ils s’adressent à véritablement tous les publics. Ils sont simples à utiliser, notamment pour les tables tactiles qui sont les plus couramment utilisées dans les Mairies, mais surtout, ils s’adaptent à tous les besoins, sans exception.
Il est nécessaire de bien penser la digitalisation de sa Mairie. Et bien la penser signifie la rendre accessible à tous les citoyens. Aujourd’hui, les dispositifs tactiles se sont développés et améliorés, et sont désormais, littéralement, à la portée de tous. Il est donc possible de proposer des dispositifs parfaitement adaptés aux personnes à mobilité réduite.
Certains dispositifs sont spécifiquement adaptés à la hauteur des personnes en fauteuil, tandis que d’autres ont une hauteur réglable, permettant ainsi à tous de profiter des services dématérialisés de la Mairie, en toute simplicité.
De la même manière, il est possible de régler la luminosité des écrans, de zoomer ou dézoomer, en fonction des besoins de chacun. Certaines tables ont même un réglage de couleur et de lumière destiné aux personnes ayant des problèmes de vue spécifiques.
Au-delà de l’accessibilité physique, qui est primordiale, il y a également l’accessibilité des services en termes de langues, qui doit se préparer en amont ou lors de la digitalisation.
Que cela soit pour renseigner des touristes de passage dans la commune, ou pour faciliter les renseignements aux personnes dont le français n’est pas la langue dans laquelle ils sont le plus à l’aise, il est particulièrement intéressant, voire nécessaire, de proposer ses services dans diverses langues. Les sites de la Mairie présentés sur dispositif tactile doivent être disponibles en plusieurs langues, et il doit être facile, pour quelqu’un ne parlant pas le français, de passer d’une langue à l’autre, grâce, par exemple, à un système de drapeau à sélectionner selon la langue désirée.
Moderniser l’image de la commune grâce au digital en Mairie
Comme de nombreux autres services publics, la Mairie souffre souvent de l’image que l’on peut en avoir. Bureaucratique, austère, lente, difficile à joindre, peu moderne, la Mairie peut devenir la bête noire des citoyens et des visiteurs, qui font souvent en sorte d’éviter de s’y rendre.
L’acquisition de dispositifs interactifs permet aux Mairies de faire peau neuve, et de renouveler, moderniser, dépoussiérer, leur image.
manière de désengorger les services, et d’accroître la disponibilité des agents, et ainsi rendre la venue en Mairie plus agréable pour tous.
Donner un souffle nouveau aux administrations publiques
C’est un fait, en France, le service public a une mauvaise image. Austère, lent, peu agréable. Personne ne s’y aventure par plaisir. Pour changer cette image négative de ce service qui peut parfois ressembler à une sorte de jungle, le digital est une bonne manière de moderniser le service public.
La borne tactile, les totems et les tables vont permettre de renouveler l’image traditionnelle de la Mairie, en apportant innovation et modernité, tout en brisant l’image négative d’une partie du grand public qui voit les administrations publiques comme des établissements dépassés qui n’avancent pas avec leur temps.
La digitalisation de la Mairie est simple à mettre en place, les outils sont faciles à prendre en main et à utiliser. C’est donc le parfait processus pour moderniser les Mairies et le service public en général, puisque ces outils sont accessibles à tous.
Introduire le digital dans la Mairie, via des outils simples d’utilisation, c’est offrir aux visiteurs un accès au web, un canal à utilisation gratuite pour avoir accès à internet.
Il est nécessaire de le souligner, lorsqu’il s’agit du service public, et notamment de la Mairie, il est important de fournir aux individus, citoyens comme visiteurs, un endroit où ils peuvent avoir accès aux informations légales.
Il est important de se rapprocher de toutes et tous les citoyen.ne.s, et de leur permettre, en toutes circonstances, de se renseigner sur les procédures légales, sur ce dont ils peuvent avoir besoin.
La borne tactile en Mairie, c’est souffler un vent d’égalité dans la Mairie. Avec le digital, tout le monde peut désormais préparer, en amont, ses rendez-vous, disposer des documents nécessaires, des informations légales, mais aussi se mettre au courant des événements de la commune.
Inciter un nouveau public à échanger avec la commune
Les adolescents et les jeunes adultes font partie de ceux qui se rendent le moins en Mairie, qui évitent le plus de devoir s’y rendre et, par rapprochement, du fait de leur génération, ce sont aussi eux qui sont les plus proches des outils digitaux.
De ce fait, digitaliser la Mairie c’est également inciter les nouvelles générations à interagir plus régulièrement avec les services publics, et leur donner envie de se rendre en Mairie.
D’un point de vue générationnel, les jeunes sont, aujourd’hui, à l’aise avec le digital. Qu’ils soient nés entourés de celui-ci, ou qu’ils l’aient apprivoisé dans leur jeunesse, les nouvelles générations savent se débrouiller avec les outils qu’on leur met entre les mains, et, plus que ça, cela fait partie de leur quotidien et de leurs habitudes. Ils sont à l’aise avec, et se sentent en confiance lorsqu’il est présent. Pour inciter les jeunes à se rendre en Mairie, le digital est donc une bonne manière de les attirer.
Installer un outil digital au sein de la Mairie, c’est l’opportunité d’attiser la curiosité des nouvelles générations, et de leur donner envie de découvrir ou redécouvrir cet espace.
Être en mesure d’attirer cette partie de la population est important pour la commune, afin d’avoir un retour sur les événements, sur les services proposés, sur l’efficacité et la portée des actions menées. Les outils digitaux sont donc un bon lien pour que les jeunes et la Mairie puissent échanger plus aisément.
Moderniser le service public par le digital
Au-delà de l’aspect plus moderne accessible que donne le tactile à la Mairie, ce genre de dispositifs change véritablement l’image du service public. Ce dernier a besoin de dépoussiérer son image.
Il existe également des problèmes intrinsèques, mais avant tout, il est nécessaire de moderniser l’identité que la Mairie peut avoir, afin de redonner envie aux citoyens de s’y rendre, qu’ils ne la craignent plus et qu’ils lui redonnent leur entière confiance.
Moderniser un espace, le digitaliser, passe par le choix des bons outils, ceux qui seront utiles, et pas juste là pour « faire joli », pour décorer.
On peut rapidement tomber dans la facilité, et s’inspirer de digitalisations réussies, pensant qu’elles conviendront à n’importe quel autre espace. Or, chaque endroit a ses particularités, et il est nécessaire de bien cibler ses outils, et ses utilisateurs.
Pour le service public, et notamment la Mairie, les bornes tactiles sont particulièrement bien adaptées, du fait qu’elles sont faciles à installer, et à utiliser, tant pour les employés que pour les personnes qui sont amenées à les prendre en main.
La ville d’Arches s’est tournée vers le digital pour moderniser sa Mairie. Dans le hall de la Mairie, les habitants ont pu voir apparaître notre borne écran tactile KIOSK 43 pouces. Cette dernière a pour objectif de faciliter les démarches administratives sur Internet, et apporte un brin de modernité au sein de la Mairie. Les visiteurs comme les citoyens peuvent y réaliser des démarches, faire des recherches sur la Mairie, mais aussi entrer en contact avec la commune.
Développer la citoyenneté
En plus de proposer des informations importantes aux citoyens, la digitalisation de la Mairie permet également d’y développer la citoyenneté participative. Cette dernière vise à rapprocher les citoyens entre eux, afin de s’unir pour défendre leurs intérêts les plus proches, auprès d’institutions telles que les Mairies. C’est ainsi que les Mairies deviennent un relais de la démocratie participative, via le digital, qui permet aux citoyens d’exprimer leurs opinions, leurs projets, leurs besoins.
Vers un échange approfondi avec les citoyens
Le digital se trouve être le parfait outil pour les Mairies, pour sonder les citoyens, pour leur demander leur avis sur des sujets généraux ou précis, mais aussi pour recueillir leurs suggestions. La Mairie doit toujours être au plus proche des habitants de la commune, et se positionner en relai plus général entre les citoyens et le gouvernement.
Le digital en Mairie, c’est l’opportunité de mettre en place des « boîtes à idées » nouvelle génération. La traditionnelle boîte où les citoyens glissent des suggestions se trouve transformée, et retrouve sa vitalité.
Rien de plus simple que de savoir ce que souhaitent les citoyens: il suffit de leur demander. Via une borne interactive ou un totem tactile, voire une table digitale, les intéressés peuvent soumettre leur avis sur les services de la Mairie, en quelques clics.
Fini le petit papier glissé dans la boîte à idées, dont on ne sait pas si elle est vraiment utile, les avis sont recueillis et envoyés directement à la Mairie, sous forme informatisée. C’est ainsi plus simple pour les agents de regrouper les suggestions similaires, voire les propositions, et de mettre en place un changement.
Grâce à une application intégrée à l’outil choisi, de type formulaire pour évaluer les différents services (avec une notation à attribuer) ou un formulaire de suggestions et de remarques, les citoyens sont de nouveau placés au centre de la Mairie.
Ils peuvent ainsi défendre leurs intérêts, y proposer de nouvelles choses. Il n’est pas vraiment réalisable d’imaginer un rendez-vous avec chaque citoyen qui souhaite faire une suggestion, la plus minime soit elle, et le digital franchit un cap dans la communication dans les communes, puisqu’elle permet quelque chose qui n’était pas possible auparavant: donner la voix à vraiment tout le monde.
Le digital, une plateforme pour la citoyenneté participative
Dans cette recherche d’une meilleure communication avec les citoyens, et dans l’optique de leur fournir des outils, clés en main, pour la citoyenneté participative, le digital se trouve être la solution adéquate, qui convient à toutes les Mairies, et à tous les utilisateurs. Simple à prendre en main, donnant accès à tout un ensemble de possibilités, les bornes et tables tactiles sont une solution toute trouvée pour la citoyenneté participative.
Digitaliser sa Mairie, c’est offrir un accès aux sites institutionnels pour participer aux propositions de lois référendaires, qu’il s’agisse des référendums d’initiatives partagées, ou dans le cadre de la démocratie participative, voire, à une échelle plus réduite, de la vie municipale locale.
Les citoyens peuvent y exprimer leur vote, sur une borne discrète, et ainsi participer au processus démocratique. Il leur est également possible de participer à la vie municipale et communale locale, soit en votant via des bornes prévues à cet effet, soit en soumettant un ensemble de propositions et de suggestions, à l’attention des élus municipaux.
En proposant un accès à des sites web prédéfinis en version sécurisée, la Mairie s’assure de la parfaite utilisation de ces bornes. Il n’est pas possible de se rendre sur d’autres sites que ceux prévus par la Mairie.
Cela peut aller de la simple application de vote ou de « boîte à idées », aux sites de la Mairie, en passant par les pages sur les réseaux sociaux de la ville ou de la Mairie.
En définissant un usage précis, les citoyens sont poussés à donner leur opinion, et plutôt que d’y voir une borne avec un simple accès internet, ils y réalisent des actions auxquelles ils ne pensent pas nécessairement, chez eux sur leur ordinateur, ou sur leur smartphone.
En proposant un accès à des sites web prédéfinis en version sécurisée, la Mairie s’assure de la parfaite utilisation de ces bornes. Il n’est pas possible de se rendre sur d’autres sites que ceux prévus par la Mairie.
Cela peut aller de la simple application de vote ou de « boîte à idées », aux sites de la Mairie, en passant par les pages sur les réseaux sociaux de la ville ou de la Mairie.
En définissant un usage précis, les citoyens sont poussés à donner leur opinion, et plutôt que d’y voir une borne avec un simple accès internet, ils y réalisent des actions auxquelles ils ne pensent pas nécessairement, chez eux sur leur ordinateur, ou sur leur smartphone.
