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Quel est le matériel indispensable pour réussir une réunion en visioconférence ?

Écran numérique interactif visioconférence en entreprise

Si la crise sanitaire que nous avons traversée nous a appris une chose en entreprise, c’est que la majorité des tâches du quotidien peuvent s’effectuer à distance. 

L’essor du télétravail ou du nomadisme forcent ainsi les entreprises à revoir leur copie en ce qui concerne les réunions d’équipes.

Ces réunions se font désormais en visioconférence, grâce notamment à des écrans numériques interactifs. Et les entreprises mettent en place leurs propres systèmes pour répondre à leurs besoins en interne.

Digilor vous partage ses bonnes pratiques en matière d’équipement pour des visioconférences.

Pourquoi équiper votre salle de réunion d’un écran numérique interactif ?

Rappel rapide : un écran numérique interactif est en fait une tablette géante. Il est possible d’interagir de la même façon, il est tactile et il remplace peu à peu le vidéoprojecteur. C’est pourquoi il est de plus en plus utilisé en entreprise.

Les bénéfices d’un ENI ? Son côté ludique et interactif aide à dynamiser les présentations professionnelles et il est bien plus facile de collaborer avec les participants à une réunion.

De plus, il est intuitif et facile d’utilisation, la personne qui présente peut annoter un document affiché et l’envoyer directement par email aux autres membres de la réunion. Efficacité, polyvalence, productivité.

Comment choisir un écran ?

Pour choisir un écran numérique, il faut prendre en compte plusieurs critères :

  • La taille, qui doit être assez grande pour être visible par tous les participants
  • La résolution d’image, HD ou 4K pour de meilleures expériences visuelles
  • L’ergonomie/la facilité d’utilisation, un critère important car plusieurs collaborateurs vont être amenés à utiliser l’écran. Ils doivent tous être capables de le prendre en main facilement. Niveau technique, au plus le tactile est sensible et précis, meilleure sera l’expérience utilisateur.

Quel matériel pour des visioconférences fluides ?

Les entreprises doivent équiper leur salle de réunion de matériel audio et vidéo pour mener une réunion à distance facilement.

Passer 30 secondes en début de réunion à demander si tous les participants entendent correctement est nécessaire. Au-delà de 5 minutes, ce n’est pas acceptable.

Il faut donc se prémunir contre ce genre d’incidents et investir dans du matériel et des équipements de qualité.

La liste des ingrédients pour une visioconférence réussie ? Elle est assez limpide :

  • Un ordinateur, connecté à internet
  • Une connexion internet de qualité, pour que la bande passante soit suffisante pendant la réunion et éviter les coupures
  • Une caméra, qui retransmet une image nette
  • Un micro, pour un son clair
  • Des enceintes ou un casque si nécessaire, pour bien entendre ou garantir la confidentialité des échanges
  • Un écran, pour voir l’ensemble des participants en ligne
  • Un logiciel de visioconférence adapté aux besoins de l’entreprise

Et le dernier ingrédient, et non des moindres : il faut bien entendu savoir utiliser ces équipements, pour éviter de perdre du temps en réglages sur le temps de réunion.

Des tests en amont ou bien une formation de vos collaborateurs peuvent s’avérer utiles.

Comment bien choisir son équipement de visioconférence ?

Vous vous en doutez, le choix du matériel de visioconférence dépend de plusieurs paramètres. Budget, qualité, utilisation mais surtout taille de la salle dans laquelle le matériel est destiné à passer ses jours.

Alors, plutôt kit ponctuel ou solution plus aboutie ?

Pour une petite salle, en one to one

Pour un bureau où se tient une réunion jusqu’à 4 personnes, une caméra de bonne qualité avec micro intégré suffit.

Pour une salle de moyenne taille

Pour des salles pouvant accueillir jusqu’à 10-12 personnes, mieux vaut opter pour une caméra avec un champ de vision large, plusieurs micros intégrés et d’un haut-parleur qui annihile les bruits parasites.

Pour une grande salle

Enfin, pour les réunions de plus de 12 personnes, il n’est pas rare de voir des stations collaboratives dans les grandes salles de réunion. Ces stations sont généralement équipées d’un grand écran, d’un mini-ordinateur avec logiciel de visioconférence, d’un support d’écran mobile, etc. 

De nombreuses entreprises ont recours à des packs de solutions pour visioconférences, accessibles pour tous les budgets.
Avec l’essor du télétravail, les réunions d’entreprise évoluent. Des entreprises qui doivent désormais s’adapter et s’équiper pour répondre aux nouveaux besoins. Écran numérique, logiciel de visioconférence, caméra, micro… autant de matériel qu’il faut connaître et apprivoiser pour garder le contrôle sur la productivité et la collaboration des équipes. Heureusement, plusieurs acteurs offrent des solutions adaptées pour toutes les utilisations et tous les budgets.

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