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Moodboard Mairie #8 : Faciliter la communication interne

Moodboard digitalisation mairie 8

La digitalisation offre de nombreuses opportunités pour le secteur public et notamment les mairies. Nous vous proposons de découvrir aujourd’hui comment faciliter la communication interne. Complexité du projet, budget, matériel et logiciel suggérés, on vous explique tout.

MISE EN OEUVRE

  • Complexité
Note complexité projet digitalisation 1/5
  • Budget (en %)
Matériel
Logiciel
  • Logiciel suggéré

Application tactile multitouch iWork Office Suite

Si le digital semble être la solution idéale pour attirer les visiteurs en mairie, et pour simplifier la vie des habitants, c’est aussi une manière de réorganiser et d’améliorer la communication interne, et de faire fonctionner la mairie de l’intérieur. Les systèmes organisationnels des mairies peuvent parfois être anciens et peu efficaces, et le digital va venir moderniser le fonctionnement interne, sans pour autant le chambouler.

Mieux aborder l’organisation du personnel

En termes de fonctionnement et de communication internes, l’organisation du personnel est une question primordiale. Ce sont les agents qui font la mairie, et il est nécessaire que les équipes soient organisées, que des contrôles soient réalisés, et que tout soit en ordre, à l’intérieur, pour qu’à l’extérieur, la mairie soit efficace.

Via des bornes placées en dehors des endroits réservés aux visiteurs, il est possible pour les agents en charge, d’afficher les plannings et de contrôler les accès du personnel. On peut désormais voir qui travaille à quelle heure, avec qui, dans quelle équipe, de manière beaucoup plus rapide, et bien plus graphique. En quelques clics, on peut afficher l’ensemble des plannings, les faire défiler sur plusieurs semaines, et ainsi avoir un aperçu général du fonctionnement de la mairie, via une meilleure appréhension et compréhension du travail du personnel.

Et pour accompagner ce contrôle, la technologie NFC/RFID se positionne comme un « must have ». Elle permet aux agents et au personnel de « badger », grâce à leur smartphone, ou grâce à une carte dotée de cette technologie, avec l’installation d’une borne de réception à l’entrée de la mairie. Cela permet ainsi de contrôler simplement les entrées et les sorties du personnel, de vérifier les horaires de travail, et d’être en mesure de bien organiser les équipes, de manière dynamique et logique.

Faciliter les échanges avec le personnel

Dans la continuité de l’amélioration de l’organisation interne du personnel, le digital est aussi un bon levier dans la communication entre les membres du personnel. Il permet notamment de faciliter les échanges avec le personnel, soit des directives générales à destination du personnel, soit entre les membres entre eux.

Avec un outil transportable et possible à implanter dans tous les services de la mairie, de type tablette tactile, avec un affichage dynamique, on peut notifier simplement le personnel par exemple concernant la liste des personnes conviées pour la réunion du jour. Des notifications peuvent être envoyées à tous les services, ou juste à un seul.

A travers cet outil, les membres du personnel peuvent également pointer, notifier les autres services d’un problème technique en toute rapidité, sans avoir à alerter un à un les responsables, et ainsi avoir une réelle efficacité dans la résolution des problèmes internes. Grâce à ces outils, il est également possible d’accompagner les habitants dans les démarches, si la table tactile est occupée, ils peuvent proposer un point d’accès mobile à tous.

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