La digitalisation offre de nombreuses opportunités pour le secteur public et notamment les mairies. Nous vous proposons de découvrir aujourd’hui comment accroître votre disponibilité (à tous les publics et à toute heure). Complexité du projet, budget, matériel et logiciel suggérés, on vous explique tout.
L’un des atouts majeurs de la digitalisation, et notamment de la digitalisation des mairies, c’est qu’elle permet d’améliorer la disponibilité des services offerts, que cela soit en termes d’horaires ou en termes de public. Puisque le digital ne requiert pas nécessairement la présence d’un agent pour accéder aux renseignements et aux services, il est possible d’obtenir ces informations 24h/24 et 7j/7. De la même manière, si un agent n’est pas forcément à l’aise dans de nombreuses langues différentes, un outil digital peut, lui, l’être, et offrir une extension du service de la mairie en cas de besoin, et ainsi se mettre à la disposition de vraiment tous les publics.
L’autonomie complète en mairie
La digitalisation de la mairie est une manière de canaliser le flux de visiteurs, puisqu’ils n’ont désormais plus à attendre qu’un agent de la mairie soit disponible pour les orienter ou les renseigner. Avec le digital, les visiteurs peuvent se rendre en toute autonomie, sur les dispositifs mis en place, et rechercher d’eux-mêmes les informations dont ils ont besoin. C’est une bonne manière de faire désemplir ces espaces, où le trafic peut souvent être très important.
Les bornes et les totems tactiles permettent de se renseigner sur les démarches administratives sans avoir besoin de la présence d’un agent. En quelques clics, il est possible d’y consulter un ensemble d’informations, comme par exemple la liste des documents à apporter en mairie pour faire un passeport. Dans certains cas, les bornes sont munies d’imprimantes, afin d’avoir, en version papier, l’ensemble des consignes pour les démarches voulues, ou pour disposer des comptes-rendus des conseils municipaux. De la même manière, les intéressés peuvent récupérer ces informations sur leur téléphone, grâce à un code à scanner, voire se les faire envoyer par e-mail et les avoir toujours à disposition sur leur smartphone !
Les bornes peuvent être équipées d’applications sur mesure avec une interface simple pour un but précis, comme la consultation des informations légales. Autrement, ces bornes sont reliées au site web de la ville et/ou de la mairie et permettent ainsi de consulter librement ces sites en version sécurisée, c’est-à-dire que le visiteur ne peut pas en sortir pour aller sur d’autres sites internet. Dans les deux cas, l’utilisation reste extrêmement simple, et à la portée de tous les visiteurs.
Les dispositifs outdoor tactiles : la mairie disponible en toute heure
Dans certaines communes, le manque d’agents et de conseillers conduit la mairie à avoir des horaires restreints, qui ne permettent pas à tous les citoyens d’obtenir les informations dont ils ont besoin. D’autres mairies souffrent d’un flux important de visiteurs, difficile à canaliser. Quelque soit le cas de figure, et même pour les mairies n’ayant pas ce type de problématiques, il est intéressant de mettre à disposition de ses citoyens des dispositifs qu’ils peuvent utiliser 24h/24. C’est là qu’entrent en jeu les dispositifs outdoor tactiles, qui permettent à la mairie d’être virtuellement disponible 24h/24, tous les jours de la semaine.
L’une des difficultés que les mairies rencontrent, c’est de savoir se rendre disponibles pour l’ensemble de ses citoyens, et cela peut s’avérer une tâche ardue, puisque concilier les horaires de la mairie et ceux de citoyens ayant des métiers tout à fait différents se révèle quasiment impossible. La solution ? Se tourner vers des outils digitaux qui, eux, peuvent être utilisés en tout temps, et ainsi entrer en complémentarité avec l’action des agents et conseillers. Placés en dehors de la mairie, accessibles même lorsque la mairie est fermée, les dispositifs outdoor tactiles se mettent au service de tous. Ils disposent de composantes permettant d’être utilisés en tout temps : résistance aux intempéries, luminosité ajustable, leur utilisation est optimale à n’importe quelle heure du jour et de la nuit, et proposent les mêmes options qu’un dispositif indoor.
C’est la solution vers laquelle s’est penchée la ville de Maine et Loire des Ponts-de-Cé. Située à l’entrée de la mairie, la borne tactile, dotée d’un grand écran tactile, se positionne comme une extension de la mairie. Utilisable et accessible à toute heure et en tout temps, cette borne renseigne les citadins et les touristes, leur donne des informations sur la ville, les procédures, mais aussi l’agenda culturel, les activités et évènements de la commune.
La digitalisation au service de tous, sans exception
Ce qui rend encore plus attractifs les dispositifs tactiles, c’est qu’ils s’adressent à véritablement tous les publics. Ils sont simples à utiliser, notamment pour les tables tactiles qui sont les plus couramment utilisées dans les mairies, mais surtout, ils s’adaptent à tous les besoins, sans exception.
Il est nécessaire de bien penser la digitalisation de sa mairie. Et bien la penser signifie la rendre accessible à tous les citoyens. Aujourd’hui, les dispositifs tactiles se sont développés et améliorés, et sont désormais, littéralement, à la portée de tous. Il est donc possible de proposer des dispositifs parfaitement adaptés aux personnes à mobilité réduite. Certains dispositifs sont spécifiquement adaptés à la hauteur des personnes en fauteuil, tandis que d’autres ont une hauteur réglable, permettant ainsi à tous de profiter des services dématérialisés de la mairie, en toute simplicité. De la même manière, il est possible de régler la luminosité des écrans, de zoomer ou dézoomer, en fonction des besoins de chacun. Certaines tables ont même un réglage de couleur et de lumière destiné aux personnes ayant des problèmes de vue spécifiques.
Au-delà de l’accessibilité physique, qui est primordiale, il y a également l’accessibilité des services en termes de langues, qui doit se préparer en amont ou lors de la digitalisation. Que cela soit pour renseigner des touristes de passage dans la commune, ou pour faciliter les renseignements aux personnes dont le français n’est pas la langue dans laquelle ils sont le plus à l’aise, il est particulièrement intéressant, voire nécessaire, de proposer ses services dans diverses langues. Les sites de la mairie présentés sur dispositif tactile doivent être disponibles en plusieurs langues, et il doit être facile, pour quelqu’un ne parlant pas le français, de passer d’une langue à l’autre, grâce, par exemple, à un système de drapeau à sélectionner selon la langue désirée.
