Écran pour salle de réunion : comment choisir le modèle le plus adapté ?

Sommaire

Votre salle de réunion n’est plus au goût du jour ou ne répond pas aux besoins actuels de vos équipes, avez-vous pensé à y ajouter un écran numérique ? Les technologies de l’affichage tactile sont aujourd’hui fréquemment utilisées par les entreprises, les collectivités et les autres organismes. L’idée est de développer tout le potentiel des participants en encourageant le partage des idées.

L’expérience collaborative et interactive est aujourd’hui un enjeu majeur pour les organismes de tous les secteurs d’activité. Mais, comment choisir l’écran idéal pour sa salle de réunion ? Quels critères faut-il prendre en compte ? Dans cet article, DIGILOR vous aide à faire le bon choix.

Écran Numérique Interactif visioconférence entreprise
Vidéoprojecteur salle de réunion
Comment rendre une réunion interactive en entreprise avec un écran numérique tactile

Quelle est l’importance d’un écran de salle de réunion ?

La première question que vous vous posez certainement est : pourquoi installer un écran de salle de réunion ?

Quel que soit votre secteur d’activité, ce support numérique va motiver davantage les participants, les impliquer dans la présentation. Un support papier et statique est en effet beaucoup moins engageant. Il n’est pas toujours facile de garder l’attention de son auditoire, surtout après l’heure du déjeuner !

L'écran numérique et le travail hybride

Ces dernières années, le nombre de salariés travaillant à distance n’a fait que croître. Les réunions virtuelles sont aujourd’hui devenues monnaie courante, que ce soit dans les entreprises, les collectivités ou toute autre organisation. L’écran de salle de réunion numérique a pour but de connecter le plus grand nombre de participants. Les outils numériques comme Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom sont les plus utilisés pour les réunions en ligne.

L’écran numérique répond donc à ce besoin grandissant de conditions de travail hybrides. Les participants présents dans les locaux peuvent échanger efficacement avec des collaborateurs aux quatre coins du monde. Les fonctionnalités du partage d’écran, la caméra et le microphone permettent de faciliter les échanges. L’écran de salle de réunion réduit également le sentiment d’isolement des collaborateurs travaillant à distance. Il leur permet de se sentir plus impliqués lors des réunions et de prendre part aux décisions importantes de l’organisation.

Des réunions en quelques clics

Il est désormais aussi facile de commencer une réunion sur un écran numérique que de passer un coup de fil ! Il existe d’ailleurs deux types de technologie pour permettre une communication efficace à distance :

  • Le mode “Bring no device” (“N’amenez aucun appareil”) est doté de systèmes autonomes (tels que Google Meet Hardware, Teams Room ou Zoom Room). La visioconférence se lance en quelques secondes via une tablette. L’ajout d’un invité se fait à tout moment de la réunion ;
  • Le mode “Bring your own meeting” (“Amenez votre propre réunion”) doté d’un PC utilisateur va orienter la visioconférence.

La prise de note numérisée en salle de réunion

Les participants de la réunion pourront prendre des notes durant la réunion et travailler en temps réel sur des documents partagés. Vous trouverez d’ailleurs des paperboards numériques pour aider à la prise de notes. L’écran de salle de réunion va offrir différents outils d’annotation selon les modèles. Vous pouvez par exemple utiliser un stylet dédié ou simplement votre main.

Durant la réunion, il est aussi possible d’ajouter des visuels ou de faire des captures d’écran facilement. Chaque compte rendu de réunion est personnalisé et représente la diversité des échanges qui ont pu avoir lieu.

La technologie sans fil

Certains collaborateurs de votre organisation sont peut-être encore des adeptes des câbles et des branchements en tout genre. Toutefois, les atouts des nouvelles technologies d’affichage sans fil ne manquent pas ! L’écran de salle de réunion est une solution de présentation très attractive et ergonomique. Vous pouvez d’ailleurs utiliser les dispositifs tels que l’AirPlay, le dongle USB ou une autre application.

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Quels critères pour choisir un écran de salle de réunion ?

Voici les critères principaux à prendre en compte lors de la sélection d’un écran de salle de réunion :

La taille de l’écran

Qui dit taille de l’écran de salle de réunion, dit confort des participants ! Il existe autant de tailles d’écran que de configurations de salles de réunion. Toutefois, l’enjeu est de choisir la taille adaptée afin de capter l’attention des utilisateurs présents, et ce, durant toute la durée de la présentation.

Alors, quelle taille choisir en fonction du nombre moyen de participants à la réunion ?

  • Jusqu’à 6 personnes : un écran de 65 pouces ;
  • Jusqu’à 8 personnes : un écran de 75 pouces ;
  • Au-delà de 10 personnes : un écran de 86 pouces.

La connectivité

La société actuelle est pour ainsi dire interconnectée. En ce sens, même les salles de réunion doivent répondre à ce besoin d’interactivité et de connectivité. L’écran de salle de réunion permet de faire une présentation sans fil en mobilisant les appareils connectés des participants (le smartphone, la tablette ou l’ordinateur portable).

La facilité d'utilisation

Tous les utilisateurs, quelle que soit leur familiarité avec les nouvelles technologies, doivent pouvoir participer facilement aux échanges. L’écran de salle de réunion doit être accessible à tous. Il faut donc veiller à la facilité d’utilisation des différents modèles sélectionnés. L’interface doit être simplifiée sans être simpliste, elle doit présenter les fonctionnalités principales. Il vaut mieux éviter les tableaux de bord complexes qui risqueraient de perdre les utilisateurs !

Le format de fichier pris en charge

Commencez par lister les fichiers que vous utilisez au quotidien dans le cadre de vos réunions. Vous pourrez ainsi choisir l’écran de salle de réunion compatible avec ces derniers. La compatibilité des appareils est d’ailleurs bien souvent négligée. Résultat : vous vous retrouvez avec du matériel qui ne prend pas en charge les formats de vos fichiers. Ici, les utilisateurs peuvent échanger avec des fonctionnalités qu’ils maîtrisent déjà.

La résolution de l'écran

La résolution constitue le nombre de pixels présents dans une image. Plus la résolution de votre écran de salle de réunion est importante, plus l’image sera précise. Aussi, la plupart des écrans numériques présents sur le marché disposent des résolutions 4K (3840 × 2160 pixels) ou HD (1920 × 1080 pixels).

L'audio et la vidéo

Présenter une vidéo attrayante, c’est bien. Mais proposer une qualité audio performante, c’est mieux ! Il n’y a rien de plus frustrant pour un collaborateur que d’avoir des interférences ou des conversations coupées lors d’une réunion. Cela fragilise les échanges entre les participants qui vont rapidement perdre le fil. Choisissez un écran de salle de réunion équipé d’une caméra et de microphones de qualité. La communication doit être claire et fluide pour tous. D’ailleurs, l’écran de salle de réunion doit aussi accepter plusieurs points de contact, comme c’est le cas avec la technologie multi-touch.

L’intégration d’un système de visioconférence pour votre salle de réunion

La digitalisation des salles de réunion a également souligné les difficultés de synchronisation rencontrées. La collaboration n’est pas toujours évidente entre des collaborateurs sur le terrain, ceux en télétravail et ceux qui sont au siège de l’organisation. L’écran de salle de réunion répond à ce besoin de travail à distance grâce au système de visioconférence. L’affichage interactif permet des échanges en simultané, sans nécessité d’installer des équipements spécifiques.

Enfin, demandez-vous comment vous allez partager les informations après la réunion. Avez-vous l’intention de réaliser des comptes-rendus de votre présentation ? Dans ce cas, il faudra miser sur un écran pour salle de réunion qui puisse faire des enregistrements. En somme, toutes les informations affichées doivent pouvoir être stockées et envoyées par mail, sur le serveur dédié ou sur une clé USB.

Écran numérique interactif (ENI) pour salle de réunion entreprise
Projet d'affichage dynamique en entreprise avec un écran interactif

Quels sont les différents types d'écran de salle de réunion ?

L'écran LCD

L’écran LCD, pour « Liquid Crystal Display » (ou « écran à cristaux liquides » en français), est l’un des écrans de salle de réunion les plus plébiscités. Il offre une qualité d’image très nette et propose une large gamme de couleurs. L’écran LCD est disponible dans de nombreux modèles et s’adapte parfaitement aux différentes configurations des salles disponibles. 

Vous trouverez par ailleurs une variété de tailles sur le marché, affichant une très bonne durabilité. L’écran LCD est plus abordable que l’écran OLED ou que les écrans interactifs. Toutefois, on retrouve plusieurs fonctionnalités comme la connectivité HDMI ou la qualité d’image en Haute Définition.

L'écran LED

C’est un type d’écran utilisant des diodes électroluminescentes pour produire des images. L’écran LED rencontre un franc succès grâce à sa haute qualité visuelle, sa flexibilité et sa durabilité. Choisir la technologie LED pour votre écran de salle de réunion vous permet de bénéficier d’une bonne luminosité. Les graphiques plutôt complexes (comme les images et vidéos 4K) sont parfaitement nets. L’écran LED est idéal pour les locaux qui bénéficient d’une excellente lumière naturelle (grâce à de grandes baies vitrées par exemple).

L’écran LED est également équipé d’une gamme de couleurs étendue, qui permet de reproduire une densité très riche. Cet écran de salle de réunion ne demandera que très peu d’entretien. C’est un bon investissement sur le long terme, à la fois fiable et économe en énergie.

L'écran OLED

L’écran OLED, pour “Organic Light Emitting Diode”, est un condensé de haute technologie. Ce type d’écran de salle de réunion utilise des “diodes électroluminescentes organiques” afin de produire des images et de la lumière. L’écran OLED dispose une excellente capacité à produire une couleur noire très profonde, un contraste élevé et des couleurs vives. L’écran OLED est d’ailleurs considéré comme l’un des meilleurs écrans de salle de réunion sur le marché !

La technologie OLED a une faible consommation énergétique, tout en apportant une bonne durabilité. L’écran OLED est fin, léger, facile à installer et à déplacer dans votre salle de réunion. La transparence de certains modèles va enrichir l’accès aux informations. Les collaborateurs n’auront pas besoin de changer de place pour visualiser entièrement la présentation.

L'écran de projection

L’écran de projection est utilisé en tant qu’écran de salle de réunion depuis des décennies. Sa robustesse n’est donc plus à démontrer ! Il utilise une toile ou tout autre matériau similaire pour projeter des images depuis un projecteur. Cela vous rappelle les salles de cours surchauffées et bruyantes, non ? L’écran de projection est généralement choisi pour les présentations avec un public important, dans des grandes salles comme les amphithéâtres.

Il existe plusieurs tailles d’écran de projection. La définition des visuels va dépendre de la qualité du projecteur utilisé et de la surface sur laquelle ils sont projetés (il vaut mieux éviter les surfaces granuleuses). L’écran de projection peut être installé sur un support ou monté au mur selon la configuration de la salle de réunion. Toutefois, son installation et son entretien demandent une attention particulière. Un réglage récurrent est nécessaire pour maintenir la performance du matériel.

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Comment choisir le bon modèle d'écran pour votre salle de réunion ?

La technologie et le design de l'écran

  • L’écran plat

Fréquemment utilisé, l’écran plat est un type d’écran de salle de réunion utilisant les technologies d’affichage LCD et LED pour produire des images. Il est apprécié pour sa capacité à reproduire fidèlement les nuances de couleurs. L’écran plat offre également un angle de vision assez large aux participants de la réunion. Cependant, la taille de l’écran plat n’est pas illimitée et devra s’adapter à la configuration de la salle de réunion.

  • L’écran incurvé

L’écran incurvé, quant à lui, possède une courbure légèrement concave. Il offre une interface plus immersive que l’écran plat. Sa technologie d’affichage est souvent associée aux téléviseurs pour les particuliers ou aux professionnels du gaming. Pourtant, il est tout à fait adapté aux salles de réunion. L’écran incurvé possède une qualité d’image très réaliste avec une belle profondeur de champ.

Le champ de vision plus large est utile pour les présentations avec des graphiques complexes. Il est parfait pour une salle de réunion avec une disposition en arc de cercle ou en U. L’écran de salle de réunion incurvé est bien souvent équipé de la technologie d’affichage OLED.

Finalement, pour savoir quel est le modèle d’écran de salle de réunion idéal, il faudra prendre en compte vos besoins spécifiques et ceux de vos équipes. Pensez au type de présentation que vous souhaitez avant d’arrêter votre choix sur une taille d’écran particulière.

Déterminer la bonne distance dans votre salle de réunion

Comment connaître la distance idéale pour mon écran de salle de réunion ? Cela dépend en grande partie de sa taille !

Taille de l’écran Recommandations de distance
Moins de 32” (de 55 à 80 cm) Entre 1 m et 1, 30 m
32” à 43” (80 cm à 108 cm) Entre 1,50 m et 1,90 m
43” à 50” (108 cm à 127 cm) Entre 1,70 m – 2,15 m
55” à 65” (139 cm à 164 cm) Entre 2,20 m – 2,80 m
75” à 85” (189 cm à 214 cm) Entre 2,20 m – 2,80 m

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Tous les bénéfices de l’écran de salle de réunion

Améliorer la productivité en réunion

Le temps de vos collaborateurs est précieux. La durée pour organiser une réunion est parfois conséquente. Mais inutile d’ajouter du temps inutilement pour l’installation et la préparation du matériel ! Venir 30 minutes avant pour tout mettre en place n’est absolument pas productif. L’écran de salle de réunion, grâce à des outils numériques adaptés, permet de lancer une présentation en quelques minutes.

Cette approche intuitive va garantir l’accès libre et sécurisé aux participants de la réunion. Grâce aux nouveaux outils collaboratifs, l’écran de salle de réunion augmente la productivité et l’efficacité de toute l’équipe. Proposez des réunions interactives, dynamiques et engageantes grâce aux écrans numériques. L’écran de salle de réunion est un atout précieux qui accroît et enrichit les échanges.

Moderniser son image

Pour beaucoup de personnes, les réunions préparées avec des blocs-notes et des trépieds en bois ne sont plus au goût du jour. Cette façon très traditionnelle d’échanger donne une image vieillissante de l’organisation, parfois même négative. L’écran de salle de réunion vous fait passer à l’ère du numérique. Il diffuse un message fort à vos équipes : vous êtes une structure forte et dynamique qui valorise les échanges. Les nouvelles technologies apportent la convivialité et la performance dont chaque salle de réunion a besoin.

L’écran de salle de réunion valorise votre image, en montrant que votre organisation se tourne vers l’avenir. Il contribue également à améliorer l’environnement de travail, et le bien-être des collaborateurs par la même occasion. Le gain de temps considérable leur permet d’évoluer en toute sérénité.

Faciliter le partage des informations et des documents en réunion

L’écran de salle de réunion offre une multitude de possibilités pour vos présentations. Document textuel, visuel, vidéo ou lancement d’une visioconférence : quel que soit le type de contenu, la diffusion est grandement facilitée. Vos collaborateurs peuvent faire ce qu’ils souhaitent : annoter les contenus, les modifier, les surligner ou les partager.

Enfin, la salle de réunion dotée d’un Tableau Blanc Interactif permet de libérer la créativité des collaborateurs. À l’aide d’un stylet ou du doigt, l’écran de salle de réunion offre une dimension ludique et interactive qui va stimuler les échanges. Tout ce qui est réalisé au cours de la réunion peut être sauvegardé. Il sera possible de reprendre exactement au même endroit la semaine d’après lors d’un prochain daily meeting !

De nombreux critères sont à prendre en compte pour choisir l’écran de salle de réunion le mieux adapté. Le plus important est d’identifier en amont vos besoins, votre budget et vos contraintes puis de les comparer aux modèles existants sur le marché. Vous désirez améliorer la qualité de vos présentations ? Vous souhaitez booster la créativité et les échanges lors de vos prochaines réunions ? Votre expert DIGILOR vous accompagne vers les solutions les plus adaptées à votre projet.

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