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Les défis de la digitalisation des entreprises

DATAHALL Entreprise, dématérialisation d’affichage réglementaire en Entreprise

Depuis plusieurs années, on entend parler de digitalisation à tire-larigots pour les entreprises. Cela a d’abord été assimilé à de l’équipement informatique, puis à la création de sites internet, jusqu’à la présence sur les réseaux sociaux. Qu’en est-il aujourd’hui ? Quels sont les défis que les entreprises doivent relever ?

La digitalisation pour améliorer la communication interne

 

En 2021, le défi digital d’une entreprise de longue date n’est plus la création du site internet ni la présence sur les réseaux sociaux. Il faut qu’elle aille au-delà pour répondre à différentes problématiques comme celle de la communication interne.

Un exemple concret : les panneaux d’affichage pour l’information. Ils sont coûteux en termes de ressources à imprimer et de temps humain pour modifier toutes les semaines l’affichage. Ils ne sont pas lus car l’information n’y est pas organisée et hiérarchisée. 

La borne tactile de dématérialisation de l’affichage légal permet de revoir efficacement le processus d’accès à l’information. Terminés les gaspillages papier et le temps monopolisé des collaborateurs. Toute l’information est classée dans des catégories et sous-catégories depuis n’importe quel ordinateur relié à internet. Par exemple, on peut créer des rubriques : compte-rendu de réunions, menus de l’espace restauration, chiffres clés du mois, affichage réglementaire de l’entreprise, sondages de satisfaction,… Ainsi chaque collaborateur et visiteur trouvent en un coup d’œil l’information dont il a besoin sans se farcir des pages et des pages de lecture.

Un module statistique peut être fourni pour connaître le nombre de documents lus, le temps passé sur le dispositif, etc. Mieux encore ! L’application tactile peut être mise en corrélation avec différents accessoires comme une imprimante ou des cartes NFC/RFID. Certains documents peuvent ainsi être imprimés, d’autres consultés uniquement par les personnes qui en ont les droits. 

L’accès à l’information est ainsi facilité et on peut s’assurer de la prise de conscience des documents par chaque collaborateur.

Un des défis est donc de mettre la technologie tactile au service de l’information. Les entreprises doivent parvenir à cerner leurs problématiques : mesure de la satisfaction, gestion de l’accueil sur site, diffusion de l’information, dynamisation de vitrines,… Les dispositifs interactifs tels que les totems et bornes tactiles permettent d’y répondre et de se démarquer de la concurrence.

La digitalisation pour moderniser les processus et gagner en productivité

 

L’autre défi pour les entreprises en 2021 est l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Si l’emploi du temps de vos collaborateurs est rempli de tâches chronophages, c’est qu’il y a là un problème de productivité qui peut être solutionné.

Prenons un exemple : admettons que vous soyez dans un service juridique et que vous deviez envoyer des courriers de relance de paiement, des factures, des audits, etc… Si vous partez de la feuille blanche à chaque fois, ou que vous changez manuellement les numéros de factures, date du jour, cela fait beaucoup de temps de perdu… Un logiciel de département juridique pourra vous générer le tout de façon automatique pour que vous n’ayez plus que le contenu du message à changer. Si vous avez créé un site web avec un CMS tel que WordPress par exemple, vous 

De manière générale, dès que vous repérez des actions répétitives comme des copiers collers qui n’en finissent pas, de l’envoi de documents à la chaîne, il faut prendre le réflexe de trouver une solution pour devenir plus productif. Si vous avez créé un site web avec un CMS tel que WordPress par exemple, vous pouvez télécharger un module pour dupliquer vos pages et ainsi repartir d’un modèle existant plutôt que de recommencer avec la page blanche. Dans la plupart des cas, d’une simple recherche Google vous arriverez à trouver une alternative logicielle ou une astuce qui vous fera gagner un temps considérable.