Et si vous pouviez collaborer, noter, effacer et partager des idées en un geste ? Chaque entreprise cherche à améliorer sa productivité et son efficacité. Contrairement au paperboard traditionnel, le paperboard numérique permet de partager des informations en temps réel, de créer à l’infini à l’aide d’un appareil connecté.
Mais le paperboard peut-il améliorer la collaboration et la productivité en entreprise ? Permet-il de rationaliser les processus internes ? Dans cet article, votre expert DIGILOR explore pour vous les fonctionnalités et les atouts du paperboard numérique pour les entreprises.
Qu’est-ce qu’un paperboard interactif ?
Support interactif très répandu, le paperboard interactif est un tableau blanc tactile. Création d’annotations, de dessins, de schémas : de base, il possède les mêmes fonctionnalités qu’un paperboard classique. Toutefois, il apporte la touche numérique.
Les utilisateurs peuvent ainsi annoter, dessiner, effacer puis recommencer sur un même écran interactif. Il est également possible de projeter des visuels et d’autres éléments graphiques. Le paperboard reprend d’ailleurs les fonctionnalités du Tableau Blanc Interactif (TBI), très utilisé dans le secteur éducatif. La capacité du paperboard numérique à proposer des contenus variés séduit de plus en plus d’entreprises de tous les secteurs d’activité, et ce n’est pas par hasard !
Quelle est l’utilisation du paperboard numérique en entreprise ? Ce support tactile est majoritairement utilisé pour réaliser des réunions interactives. Faciles à écrire et à effacer, les notes des collaborateurs pourront être conservées puis transférées automatiquement vers leurs supports numériques (smartphones, tablettes ou ordinateurs). Le paperboard numérique est un véritable outil de travail collaboratif qui aide l’entreprise à favoriser la prise de décision et à perfectionner le mode de communication de chacun de ses échanges. Les actions sont menées avec fluidité : cet énorme gain de temps améliore le fonctionnement interne de l’entreprise. C’est un fait : pour les collaborateurs de votre entreprise, le temps est précieux ! Plus ils gagneront du temps sur les réunions, plus ils en auront pour la pleine réalisation de leurs missions respectives !
Le paperboard numérique n’est pas uniquement destiné aux dessins et aux coups de stylet ! Dans le cadre d’un projet d’entreprise, il peut être utilisé pour organiser une visioconférence interactive. Tout dépend des logiciels dont est doté le paperboard numérique. L’idée derrière cet outil tactile est que l’entreprise puisse l’utiliser au quotidien en tant que support professionnel fiable. De quoi se compose le paperboard numérique ?
En matière d’équipement, on retrouve :
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- Un marker : doté d’une micro-caméra pour la projection instantanée ;
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- Une gomme numérique : pour pouvoir effacer le contenu à volonté ;
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- Un système Bluetooth : pour le partage des informations ;
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- Une application : pour assurer la connexion entre le paperboard numérique et les autres appareils connectés.
Les collaborateurs de l’entreprise peuvent ainsi échanger à distance, qu’ils soient dans les locaux, en télétravail ou en déplacement à l’autre bout du monde ! Le paperboard numérique est une technologie innovante qui permet à l’entreprise d’économiser du temps et des ressources. Il n’est plus nécessaire de transporter tout le matériel d’une présentation, de stocker des feuilles de papier ou d’investir dans des fournitures de bureau.
Paperboard traditionnel VS paperboard interactif
Vous n’aurez plus à utiliser des centaines de feuilles de papier ou des marqueurs salissants grâce au paperboard numérique !
Même si ce dernier reprend les caractéristiques du paperboard traditionnel, il existe de nombreuses différences entre ces deux supports de communication. Le paperboard traditionnel serait-il devenu obsolète ?
Voici une liste comparative entre le paperboard traditionnel et le paperboard numérique :
Le paperboard traditionnel
Jusqu’à présent, le paperboard traditionnel était couramment utilisé dans les entreprises, les établissements scolaires, les collectivités ou les centres de formation. Il permet d’écrire des informations, de dessiner des diagrammes ou de servir de support à des présentations. Toutefois, les avancées technologiques ont ralenti l’utilisation du paperboard traditionnel, jugé trop restrictif.
Le paperboard traditionnel, c’est :
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- La nécessité d’un équipement spécifique : un tableau blanc, un marqueur, des feuilles de papier, des lingettes nettoyantes, une gomme spécifique, (etc.) ;
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- Des contenus rédigés manuellement et pas toujours effaçables ;
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- Des informations susceptibles d’être perdues ou endommagées en cas de mauvais stockage des feuilles de papier (humidité, poussière, déchirure, etc.) ;
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- Une restriction quant au partage des informations : pas de modifications possibles par des interlocuteurs à distance ;
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- Une mobilité restreinte : parfois lourd et encombrant, le paperboard traditionnel est difficile à transporter.
Le paperboard interactif
À l’inverse du paperboard traditionnel évoqué ci-dessus, le paperboard numérique est un tableau blanc entièrement interactif. L’affichage et la modification du contenu se font en temps réel. Salle de classe, salle de formation, salle de réunion ou autre environnement de travail collaboratif : le paperboard numérique est un support tactile qui s’adapte parfaitement à tous les usages.
Le paperboard numérique, c’est :
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- Un support tactile et visuel accessible sur tous les supports (smartphone, tablette, ordinateur) ;
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- La création, modification et le partage de données en instantané (la collaboration est ainsi facilitée) ;
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- Une accessibilité accrue aux informations diffusées : l’organisation est établie selon plusieurs paramètres sélectionnés ;
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- Une sauvegarde des informations pour une utilisation ultérieure ;
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- Un gain de temps et d’argent : plus besoin de fournitures de bureau coûteuses ;
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- Un bienfait pour l’écologie ;
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- Un transport et une installation rapide : les utilisateurs peuvent manipuler le paperboard numérique comme ils le souhaitent sans risquer de se faire mal au dos !
Les fonctionnalités d'un paperboard numérique
Comment garder l’attention des collaborateurs durant une réunion ? Lorsqu’une information est notée sur le paperboard numérique, elle s’affiche automatiquement sur leurs appareils. En somme, la capacité du paperboard numérique varie en fonction du logiciel intégré. Vous pouvez réaliser une séance de brainstorming, une session de formation et toute autre activité collaborative. Ce support interactif n’est pas limité à la réunion d’entreprise !
Facilitez la collaboration et le partage d’informations lors de vos réunions d’entreprise. Faites émerger de nouvelles idées en laissant à chacun la possibilité de s’exprimer librement.
Le paperboard numérique permet d’utiliser un stylet pour une écriture plus précise ou simplement la main pour plus de fluidité. Il suffit de positionner le stylet sur le haut de l’écran interactif puis de donner libre cours à votre créativité. Il restera collé au tableau interactif, comme le ferait un magnet. Certains modèles disposent d’ailleurs d’une fonction pivot qui vous permet de le mettre aux formats portrait et paysage.
Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités du paperboard numérique :
- La prise en charge d’une variété de fichiers : des images, des textes, des vidéos, des schémas, (etc.) ;
- Le stockage important des données et la sauvegarde instantanée ;
- La possibilité de création et d’édition en temps réel ;
- La collaboration facilitée avec les collaborateurs et les clients ;
- L’utilisation de différents outils de présentation : diagrammes, tableaux, graphiques, (etc.) ;
- La fluidité de l’interface : intuitive et interactive ;
- La personnalisation : les couleurs, les polices et le style de la présentation ;
- La faculté de zoomer et de faire défiler le contenu ;
- La comptabilité avec les différents appareils connectés : le smartphone, la tablette et l’ordinateur.
Au-delà des fonctionnalités du paperboard numérique énoncées précédemment, est-il possible d’améliorer ses performances ? La connexion entre le support tactile et les appareils connectés n’est pas impérative. Il faudra toutefois réaliser quelques configurations. Certains modèles de paperboard numérique disposent d’un dongle USB. De quoi s’agit-il ? Fonctionnant via une connexion Bluetooth, ce dispositif sans fil réagit au mode Plug and Play. Il suffit de brancher le dongle USB à votre ordinateur afin d’établir la connexion. Un jeu d’enfants n’est-ce pas ?
Ainsi, vous pouvez faire évoluer votre paperboard numérique au fil du temps. Ce n’est pas un équipement statique qui devient rapidement obsolète. Cette évolutivité constante va déprendre des mises à jour proposées par le fabricant. Elles sont bien souvent gratuites, simples à effectuer et automatiques. L’interactivité du paperboard numérique avec les autres appareils est son principal atout. Le quotidien des collaborateurs de l’entreprise est grandement facilité. Cet impact positif se répercute sur les performances internes et sur la communication avec les clients. L’image de marque de l’entreprise est valorisée grâce au paperboard numérique, qui constitue un investissement rentable sur le long terme.
Les avantages d'un paperboard interactif pour votre entreprise
Un outil tactile accessible à tous
Grâce au paperboard interactif, vous profitez d’un support tactile et intelligent. L’interactivité va transformer vos surfaces en espaces collaboratifs. Vous n’avez pas de salle dédiée ? Vous pouvez utiliser le paperboard numérique en salle du personnel, dans un bureau ou une salle de repos. Sa connectivité et sa facilité de transport permettent de renforcer les échanges entre collaborateurs, mais aussi avec les clients.
Le paperboard numérique est un outil mobile qui ne demande aucune compétence technique particulière. Il est compatible avec la majorité des formats, des fichiers et même des logiciels dont vous disposez déjà.
Ainsi, l’entreprise n’est pas obligée d’investir dans des équipements annexes. D’ailleurs, les données accumulées sont protégées, stockées et partagées avec tous les participants. Vous trouverez des paperboards numériques de tailles différentes. Vous pouvez ainsi les adapter à la configuration de vos espaces collaboratifs. Utilisez ce support tactile n’importe où ! Par exemple, il est possible de l’emmener avec vous durant les séminaires organisés par l’entreprise. Cette grande flexibilité fait du paperboard numérique un outil collaboratif très accessible.
Chaque collaborateur, quel que soit son niveau de pratique des nouvelles technologies, va pouvoir le prendre en main. D’ailleurs, selon les modèles, vous pourrez profiter de plusieurs options de connexion comme la technologie Bluetooth, le Wi-Fi, le port USB ou encore l’HDMI. Tous les appareils des collaborateurs peuvent être mobilisés ! Enfin, vous pouvez retrouver plusieurs fonctionnalités avancées sur le paperboard numérique comme : la saisie tactile, la reconnaissance de l’écriture manuscrite, la reconnaissance vocale ou la visioconférence.
Bon à savoir : renseignez-vous pour savoir si le fabricant propose un support technique complet. Il doit être facilement joignable pour répondre à toutes vos question et résoudre les éventuels problèmes rencontrés.
Un stockage des données facilité
Des supports en papier qu’on ne retrouve plus, des documents à peine lisibles dont l’encre est pratiquement effacée : ce genre de déconvenue est monnaie courante lors de l’utilisation d’un paperboard traditionnel. En ce sens, le paperboard numérique est une solution innovante très utile pour l’entreprise. Il centralise la création, la gestion et également le stockage des données. Les collaborateurs n’auront plus besoin d’aller chercher au fin fond de la réserve poussiéreuse pour retrouver le schéma d’une réunion d’équipe !
Un stockage numérique des données va aussi réduire les coûts de fonctionnement de l’entreprise. En effet, il n’est plus nécessaire de s’encombrer des contraintes du stockage physique telles que la location d’un espace de stockage, l’achat de papier ou la maintenance des locaux. Les coûts engendrés par le stockage sont d’autant plus importants pour les entreprises qui utilisent un gros volume de données (exemple : une agence immobilière ou une banque). Ainsi, grâce au paperboard numérique, les données récoltées sont structurées et rangées dans des fichiers numériques.
Ces mêmes données seront facilement récupérables par les collaborateurs, ce qui offre un gain de temps non négligeable. Enfin, la capacité de stockage varie en fonction du modèle de paperboard numérique que vous choisirez. Certains modèles sont équipés d’une mémoire interne (pour un stockage direct sur l’appareil) alors que d’autres misent sur une connectique reliée à un serveur externe.
Une collaboration en temps réel
Il n’est pas évident d’animer une session de formation sur un paperboard traditionnel. Que faire des feuilles de papier utilisées ? Les retirer ou les mettre derrière le support ? Comment continuer de capter l’attention d’un public sur un support statique et difficilement lisible ? En cas de rupture de marqueur ou de feuilles de papier, votre réunion risque d’être stoppée prématurément ! Le paperboard numérique aide à pallier ces situations problématiques.
Il permet à tous les participants de réfléchir et de cocréer simultanément, en un seul tableau. Ils restent ainsi concentrés sur un même objectif et ne risquent pas de s’emmêler les pinceaux !
“J’ai perdu le fil. Où en étions-nous ?” : les collaborateurs peuvent ici suivre l’évolution de leur réflexion et reprendre là où ils se sont arrêtés la fois précédente. Le travail accompli est automatiquement sauvegardé. Le paperboard numérique est un outil collaboratif qui aide les collaborateurs à travailler plus, mais surtout à travailler mieux ensemble. Il favorise les interactions et l’échange d’idées. Des idées qui pourraient paraître abstraites sont synthétisées sous la forme de schémas par exemple. Le compte rendu d’une réunion d’équipe peut être élaboré au fur et à mesure des échanges et des annotations, ce qui permet de ne rien oublier.
Les présentations réalisées sur un paperboard interactif sont plus efficaces et plus agréables. Avec une journée bien chargée, un collaborateur ne peut pas ou ne souhaite pas passer deux heures à tenter de déchiffrer un plan d’action ! Des points plus rapides et réguliers peuvent ainsi être programmés. Cela renforce l’adhésion des collaborateurs et des clients.
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Comment choisir le bon paperboard numérique pour votre entreprise ?
Nous l’avons vu, le paperboard numérique ne manque pas d’atouts ! Toutefois, lorsqu’il s’agit de faire le bon choix, ce n’est pas si évident que cela. Avant de vous lancer dans son acquisition, vous devez vous poser les bonnes questions. Le budget, les fonctionnalités ou encore la taille de l’écran vont énormément varier d’un modèle à un autre.
Actuellement, l’un des meilleurs modèles de paperboard numérique sur le marché est le Flip de Samsung. Il se présente sous la forme d’une grande dalle UHD de 55 pouces et offre une résolution de 3 840 x 2 160 pixels. L’écran est monté sur un support à roulettes pour une manipulation facile et rapide. L’orientation peut aussi être modifiée grâce à la rotation de l’écran (au format paysage ou au format portrait). Pour garder une interface fluide, l’idéal est de laisser 4 personnes maximum écrire en même temps sur le Samsung Flip.
Bon à savoir : découvrez le nouveau paperboard numérique interactif de DIGILOR, le Samsung Flip 2 (en cliquant sur le lien ci-dessus). Développez la créativité de vos équipes et partagez vos informations en toute simplicité. Apportez une résolution UHD à tous vos contenus collaboratifs !
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Voici quelques éléments qui vous aideront à choisir le bon paperboard :
- Les besoins de l’entreprise : quelle utilisation souhaitez-vous faire du paperboard numérique ? Des présentations internes, des réunions clients, des conférences ou des formations en ligne ? Vous devez avant tout fixer vos objectifs et évaluer votre situation.
- La facilité d’utilisation : de quelle manière fonctionne le paperboard numérique ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Est-il facile de naviguer sur l’interface ?
- La compatibilité avec vos appareils et logiciels : le paperboard numérique est-il conciliable avec l’équipement dont vous disposez actuellement ?
- Les avis clients : prenez le temps de consulter les avis d’autres utilisateurs pour connaître sa fiabilité et sa cohérence avec vos attentes.
- La sécurité : le fabricant dispose-t-il d’un système de confidentialité des données ? La protection des données est-elle assurée ? Comment vos données sont-elles stockées ?
- Les coûts annexes : existent-ils des frais annexes ? Des fonctionnalités avancées ?
Connaissez-vous le paperboard numérique SMART MEETINGS de DIGILOR ? Ce tableau blanc interactif nouvelle génération permet de connecter 250 collaborateurs et clients à travers le monde. Effaçable à sec, ce support tactile est prêt à l’emploi, sans nécessité d’installation ! Il suffit de télécharger l’application dédiée pour se connecter depuis tous les devices. Gardez l’intégralité de vos échanges sous forme de PDF pour ne perdre aucune information. En 42 pouces avec armature façon totem tactile ou en 84 pouces avec support mural : choisissez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins.
Partager des contenus avec ses collègues et ses clients (en présentiel ou à distance), collaborer sur de nombreux projets en temps réel, réduire son empreinte environnementale en minimisant l’utilisation de supports énergivores : les atouts du paperboard interactif ne manquent pas ! C’est un outil innovant qui capture les notes et les idées. Il garde en mémoire les instants les plus précieux pour une entreprise : ceux où l’on collabore activement, où prennent vie les idées qui façonneront l’avenir.
