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Digitaliser les démarches administratives

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Le développement du numérique touche l’ensemble des aspects de nos sociétés, y compris le cœur de l’Etat et de ses services publics. De la même manière, la digitalisation des conseils d’administration des entreprises est également en cours. Si ces deux processus prennent du temps, il s’agit d’éléments dont l’optimisation pourrait faire gagner des milliers d’euros et un temps considérable à l’ensemble des parties prenantes.

Vers une digitalisation des services publiques

Récemment, la société de sondages IPSOS et l’entreprise de services technologiques Sopra Steria se sont associées pour réaliser un baromètre de la transition numérique de l’administration. Ce baromètre permet d’évaluer la perception des français quant à la transformation numérique des services publics en France. Selon ce baromètre, la transformation numérique est une priorité des citoyens français. En effet, 85% des français se disent prêts à réaliser l’ensemble de leurs interactions avec l’administration en ligne.

Par ailleurs, il est important de mettre en évidence l’aspect pluri-générationnel de ce mouvement de la société française. Selon la même étude, l’utilisation accrue des outils numériques par l’administration et la dématérialisation des processus sont des changements désirés par 85% des personnes interrogées de moins de 35 ans. L’aspect intéressant réside dans le fait que 83% des 60 ans et plus sont du même avis ! Avec un tel mouvement en faveur des outils numériques, aucun doute que l’administration va travailler à accroître sa présence en ligne et à dématérialiser ses procédures.

En outre, la majorité des personnes interrogées dans l’étude affirme que l’administration a progressé vers la transition numérique. Un tel résultat est appréciable dans la vie courante au vue de l’ensemble des démarches qu’il est désormais possible d’accomplir directement en ligne.

Deux éléments surgissent de l’analyse des réponses formulées par les personnes interrogées dans le cadre de cette étude. Le premier élément est la nécessité de simplification : l’Etat doit faire en sorte de rendre plus accessible les démarches. Un des axes d’amélioration réside ainsi, par exemple, dans la centralisation des données permettant d’éviter d’avoir à remplir en permanence les mêmes informations.

Naturellement, un élément de préoccupation quant à la digitalisation des services publics réside dans l’importance qui doit être accordée à la sécurité et à la protection des données tout en respectant les libertés fondamentales. En d’autres termes, l’utilisation d’outils numériques par les services publics ne doit ni être l’occasion de constituer de vastes fichiers d’informations, ni permettre à des tiers d’avoir accès à des informations personnelles ou individuelles.

Dans les mairies, il est déjà possible de moderniser et de simplifier le processus de mise à disposition du public des documents concernés par la loi sur l’affichage légal : permis de construire, compte rendu de conseils municipaux, cadastre, etc. L’installation de supports interactifs pour la dématérialisation de l’affichage légal en Mairie permet de disposer d’une interface d’administration plus simple, plus moderne, plus efficiente.

Les services publics sont donc en pleine mutation pour assurer de rendre un service de meilleure qualité à leurs usagers. Ces derniers sont dans l’attente d’une transformation numérique de l’administration qui doit toutefois s’attacher à veiller au respect de la protection des données personnelles.

Des outils numériques pour faciliter les conseils d’administration

De nombreuses entreprises se placent en figure de proue du changement digital et affirment disposer du plus haut niveau de technologie. Une question reste toutefois en suspens : où en est leur conseil d’administration ?

Ainsi, une récente enquête du cabinet EY et de la société Brainloop auprès de 2800 entreprises européennes met en lumière les priorités des conseils d’administration de ces dernières. Selon l’étude, la majorité des conseils d’administration est concentrée sur les conséquences du numérique sur les produits et l’innovation. La seconde préoccupation concerne les cyberattaques, suivie de l’acquisition de compétences numériques et par les questions de protection des données.

Il convient de souligner que la sécurité peut être augmentée via l’utilisation d’outils numériques tels que le traçage numérique d’un document, ou encore, l’utilisation de filigranes nominatifs. En effet, les raisons de sécurité et de secrets des affaires sont souvent invoquées pour éviter d’avoir recours aux outils du numérique. Toutefois, ces derniers permettent de développer un écosystème de ressources garantissant la sécurité et l’authenticité des informations partagées.

Pour finir, l’organisation d’un conseil d’administration est une tâche prenant du temps. En utilisant des outils numériques, il est possible de faciliter l’organisation du conseil d’administration. L’utilisation d’outils digitaux permet d’alléger la charge de travail des secrétaires du conseil. Les réunions peuvent en effet être menées depuis une interface web permettant également l’accès aux documents importants, de mieux gérer les motions déposées, ou encore de procéder au vote.

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