Borne d'accueil interactive pour les Espaces de Coworking

On le sait, l’accueil dans les espaces de coworking, comprenant plusieurs entreprises, peut s’avérer parfois complexe. Les clients n’ont pas toujours beaucoup d’informations pour se rendre au bon endroit et trouver la personne avec qui ils sont en contact.

Idéalement positionnée dans le hall du bâtiment, la borne tactile simplifie l’accueil en distinguant les clients avec ou sans rendez-vous avant de les guider vers une entreprise, un service ou une personne spécifique.

Les avantages d’une borne tactile d’accueil au sein d’un espace de coworking sont nombreux par rapport à un comptoir traditionnel, et ce tant du côté des visiteurs que des entreprises. En voici les principaux avantages : 

• Du côté des clients : ces derniers gagnent en autonomie, ils signalent leur présence en quelques clics avant d’être orientés vers l’entreprise et la personne avec qui ils ont rendez-vous. Si ce n’est pas déjà fait, ils peuvent également prendre rendez-vous depuis la borne d’accueil.

• Du côté des collaborateurs : au-delà d’être informés en temps et en heure de l’arrivée de leurs clients, ces derniers ont la possibilité de réserver des espaces de travail ou d’en vérifier la disponibilité, directement depuis la borne.

Toutes ces actions, réalisées en autonomie, contribuent à alléger la charge de travail du personnel d’accueil et à fluidifier la gestion de l’accueil en réduisant le temps d’attente.

D’autant plus que ces services sont accessibles 24h/24, y compris lorsque le personnel n’est pas présent ou disponible.

Enfin la borne d’accueil tactile a également l’avantage de collecter des données pouvant ensuite être mises à contribution afin d’améliorer l’efficacité des services proposés.

En somme, au-delà de l’optimisation de l’expérience client, cette technologie innovante renvoie une image moderne de votre espace de coworking.

Dans un espace de coworking, la borne tactile d’accueil est conçue pour simplifier et optimiser le processus d’accueil des visiteurs grâce à une interface intuitive. Voici comment elle fonctionne : 

Lorsqu’un visiteur arrive dans l’espace de coworking, il est invité à utiliser la borne tactile pour s’enregistrer. Il peut alors s’identifier rapidement en remplissant un formulaire avec son nom, prénom et autres informations pertinentes.

• Si le visiteur a un rendez-vous de prévu : il peut sélectionner la société ainsi que le nom de la personne concernée. Si votre espace de coworking comprend de nombreuses entreprises, il est possible d’y ajouter des filtres (en fonction des secteurs, ou des différents pôles par exemple) pour que le client s’y retrouve plus facilement. La borne envoie alors automatiquement une notification au collaborateur concerné pour l’informer de l’arrivée de son client. Le client quant à lui, est invité à se rendre en salle d’attente grâce à un plan interactif qui s’affiche pour l’aider à s’orienter dans le bâtiment.

• En l’absence de rendez-vous : le client indique le motif de sa visite parmi une liste préétablie. Si le collaborateur est en mesure de le recevoir alors le client est invité à se rendre en salle d’attente. Dans le cas contraire, un message lui demandant de prendre-rendez vous s’affichera sur la borne.

Bon à savoir : notre application de gestion de l’accueil pour les espaces de coworking, ELSY, est compatible avec nos bornes PMR pour garantir une accessibilité pour tous, y compris les personnes à mobilité réduite.

Parmi les principales fonctionnalités d’une borne tactile d’accueil, on distingue : 

• L’identification des visiteurs : la borne tactile d’accueil permet aux clients de s’identifier et de prévenir de leur arrivée rapidement et simplement, en saisissant quelques informations.

• La gestion des rendez-vous : vous pouvez filtrer les visiteurs avec ou sans rendez-vous pour optimiser la gestion du calendrier des collaborateurs. Suivant les fonctionnalités, certaines bornes offrent la possibilité de prendre rendez-vous ou encore de réserver une salle de réunion en toute autonomie, via la borne.

• Le lien avec les collaborateurs : dès lors qu’un client s’est enregistré depuis la borne d’accueil, la personne avec qui il a rendez-vous est instantanément prévenue grâce à un système de notifications. Cela permet d’éviter les rendez-vous qui s’éternisent et favorise la ponctualité.

• L’orientation des visiteurs : la borne d’accueil permet également de faciliter l’orientation des visiteurs au sein de l’espace de coworking grâce à un plan interactif leur indiquant le chemin à suivre pour atteindre la destination souhaitée.

• Les statistiques de fréquentation : via l’interface de gestion, vous pouvez visualiser les données collectées telles que : les heures d’arrivée et de départ, le motif des visites, le pourcentage de personnes avec ou sans rendez-vous, etc. ce qui permet de déceler des pistes d’amélioration en vue d’améliorer les services offerts.

Chez Digilor, nous vous offrons la possibilité de personnaliser la borne d’accueil ainsi que l’interface du logiciel selon les besoins spécifiques de chaque espace de coworking !

Pour renforcer l’identité visuelle de votre espace et créer une expérience d’accueil en adéquation avec votre image, sachez que vous pouvez habiller votre borne avec votre propre sticker aimanté, comprenant votre logo, vos couleurs et bien plus encore !

Notre logiciel de gestion de l’accueil, ELSY peut également être adapté en fonction de vos besoins et préférences. Personnalisez les couleurs, les polices, les icônes ou encore les messages affichés sur la borne tactile pour coller au mieux avec votre image de marque et offrir une expérience d’accueil intuitive et accueillante.

Chez Digilor, nous comprenons que chaque espace de coworking a des besoins uniques, c’est pourquoi si vous avez besoin de fonctionnalités plus spécifiques, notre équipe reste disponible et à l’écoute pour développer des solutions sur-mesure, qui sauront répondre à vos exigences.

Les secteurs comme : les administrations publiques, les sites industriels, les entreprises, les espaces de coworking, les centres d’affaires, les espaces de santé ou de manière plus générale, les entreprises accueillant du public, peuvent bénéficier d’une borne tactile d’accueil.

Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de l’application, il est essentiel que la borne tactile d’accueil soit connectée à internet.

Cette connexion permet à la borne d’établir automatiquement un lien entre les clients et les collaborateurs, notamment via un système d’envoi de notifications en temps réel.

Les données saisies par vos clients sur la borne tactile d’accueil sont automatiquement sauvegardées chez notre hébergeur, assurant ainsi leur sécurité contre les cyber-attaques. Elles sont également sauvegardées sur un serveur de secours pour éviter toute perte.

D’autant plus que notre hébergeur offre une protection renforcée contre les malwares et autres menaces. Et ce n’est pas tout, le logiciel de gestion est lui-même protégé par un certificat SSL qui sécurise votre application en cryptant toutes les données des utilisateurs.

Sachez également que nos équipes n’ont pas accès à votre mot de passe. Toutefois, nous pouvons intervenir à distance, avec votre accord, pour résoudre un problème ou effectuer des modifications sur votre logiciel. 

Digilor vous propose un accompagnement complet, de la sélection du matériel adéquat à l’installation de la borne tactile d’accueil. Nous nous chargeons également de l’expédition et de la livraison en collaboration avec un transporteur spécialisé.

Nos techniciens prennent en main l’installation, la configuration ainsi que les tests visant à s’assurer du bon fonctionnement du matériel ainsi que du logiciel. Une fois la borne tactile d’accueil installée, elle est prête à être utilisée et ce sans aucune manipulation supplémentaire de votre part. En effet, notre logiciel est programmé pour se lancer automatiquement aux heures que vous aurez configurées.

Et pour personnaliser l’affichage ou bien modifier les réglages, vous pouvez le faire facilement via notre logiciel de gestion, accessible depuis un ordinateur.

Nos équipes mettent tout en œuvre pour vous offrir une solution d’accueil clé en main, intuitive et autonome.

La borne tactile d’accueil permet de recueillir des statistiques et de fournir des rapports d’utilisation détaillés, très utiles pour améliorer les services proposés dans votre espace de coworking.

D’une part, elle peut collecter des données intéressantes sur l’utilisation, notamment : le nombre de rendez-vous, les heures d’affluence, les motifs de visites les plus répandus, etc. qui vous permettent de mieux cerner les habitudes et les besoins de vos visiteurs.

Ces données permettent d’alimenter les rapports d’utilisation, accessibles depuis l’interface de gestion de votre logiciel, et qui vous permettront de mesurer l’efficacité de votre système actuel et de vous aiguiller dans vos prises de décisions.